Hilfe: Auftrag verarbeiten

Im Auftragsfenster finden Sie alle Bedingungen und Positionen eines Auftrags. Wenn der Auftrag noch nicht abgeschloßen ist, d.h. noch keine Rechnung erstellt wurde, können Sie die Bedingungen jederzeit ändern. Wurde ein neuer Auftrag erzeugt hat er zunächst den Status "erstellt". Damit offene Aufträge nicht unbearbeitet bleiben, muss jeder Auftrag weiterverarbeitet werden, nachdem er erstellt wurde. Um einen Auftrag zu verarbeiten klicken Sie auf oder auf um direkt eine Rechnung oder Teilrechnung zu erstellen.

Auftragsfenster

Verarbeiten zu ...

Aufträge lassen sich zu mehreren Auftragsstadien verarbeiten. Der Auftragsstatus dient der internen Verarbeitung und Ihrer Übersicht um unterschiedliche Geschäftprozesse abzubilden. Oft reicht es aus einen Auftrag direkt zu einer Rechnung zu verarbeiten, aber vielleicht möchten Sie gleichzeitig eine Auftragsbestätigung per E-Mail verschicken und eine Packliste mit Versandaufklebern drucken. Möglicherweise können Sie den Auftrag auch noch nicht liefern, weil die Vorauszahlung noch nicht eingetroffen ist oder Ware fehlt.

Auftrag verarbeiten

Um einen Auftrag zu verarbeiten wählen Sie einen der Verarbeitungsschritte aus und wählen sie optional Dokumente im Mediacenter aus. Hyreka merkt sich Ihre Einstellungen damit wiederkehrende Schritte mit einem Klick ausgeführt werden können.

Freigeben

Verwenden Sie diese Option wenn der Auftrag gepackt oder bearbeitet werden kann aber Rechnung und Lieferschein erst nach der Erledigung des Auftrags erstellt werden sollen (typisch Versandhandel, Lager, Montage, Reparatur).

Rechnung

Es wird eine offene Rechnung im System (Buchhaltung) erstellt, die Lagerbestände werden abgebucht sofern vorhanden und der Auftrag ist vollständig erledigt. Sie können das Mediacenter nutzen um z.B. die Rechnung direkt per E-Mail zu versenden und Lieferschein und Rechnung zu drucken.

Wenn Sie eine Teilrechnung erstellen möchten, klicken Sie im Auftrag auf "Rechnung".

Vorkasse

Bei einem Vorkasse-Auftrag soll die Bearbeitung oder der Versand erst nach Eingang der Zahlung erfolgen. Der Auftrag wird als Vorkasse markiert und Sie können einen Vorkassebeleg für Ihre Buchhaltung drucken. Außerdem können Sie dem Kunden eine "Proforma-Rechnung" oder "Auftragsbestätigung" zusenden, damit er die Zahlung ausführen kann. Bei der "Proforma-Rechnung" handelt es sich um ein Dokument zur Abwicklung der Vorrauszahlung. Die eigentliche Rechnung muss später erstellt werden, wenn der Auftrag erledigt wurde.

Wenn Sie eine Zahlungsbedingung mit "Lieferung erst nach Zahlungseingang (Vorkasse)" markieren, wird die Option "Vorkasse" bei der Verarbeitung automatisch ausgewählt.

Barzahlung

Sie gelangen in den Rechnungs- und Kassendailog, der den Bondruck und Steuerung der Kassenschublade POS ermöglicht. Barzahlung werden automatisch in das Hyreka-Kassenbuch eingetragen.

Wenn Sie eine Zahlungsbedingung mit "Barzahlung" markieren, wird die Option "Barzahlung" bei der Verarbeitung automatisch ausgewählt.

Warten auf Ware

Wählen Sie diese Option, wenn ein Auftrag aufgrund fehlender Ware noch nicht geliefert werden kann. Wenn die Verfügbarkeitsprüfung in Aufträgen aktiviert ist wird diese Option automatisch eingestellt, wenn die Verfügbarkeit mindestens eines Artikels unterschritten ist. Verfügbarkeit = Lagerbestand - Reservierungen.

Die Verfügbarkeitsprüfung in Aufträgen können Sie im Menü unter Einstellungen -> persönliche Einstellungen deaktivieren.

Zurückhalten

Wählen Sie diese Option, wenn Sie einen Auftrag aus einem anderen Grund noch nicht zur Bearbeitung freigeben oder in Rechnung stellen möchten. Tragen Sie einen möglichen Grund bei Bemerkung ein, damit dieser im Auftragsverlauf auftaucht.