Abschlagsrechnung & Schlussrechnung (ohne Teillieferung)

1. Einleitung

Abschlagsrechnungen dienen dazu, während der Laufzeit eines Auftrags Teilbeträge abzurechnen. Sie bilden den Zahlungsfortschritt ab, nicht den Lieferstatus. Nachdem alle Leistungen erbracht wurden, fasst die Schlussrechnung den Gesamtauftrag zusammen und verrechnet die zuvor gestellten Abschlags- bzw. Anzahlungsrechnungen vollständig. Auf dieser Seite finden Sie zunächst die Schritte in der Anwendung und anschließend ausführliche Erklärungen zu den Rechnungsarten sowie Hinweise zur korrekten steuerlichen Behandlung der Schlussrechnung.

2. Schritt-für-Schritt in Hyreka

2.1 Auftrag anlegen

Neuen Auftrag für BikeWorld GmbH anlegen und Bedingungen setzen.

Legen Sie einen neuen Auftrag für die BikeWorld GmbH an, wählen Sie Zahlungs- und Lieferbedingungen und übernehmen Sie den Datensatz. Im Beispiel wird später eine Position mit zehn Stück des Artikels TrailRider 500 abgerechnet.

2.2 Artikel hinzufügen

10 × TrailRider 500 à 1.200 € – Auftragswert 12.000 € netto.

Fügen Sie den Artikel TrailRider 500 mit der Menge 10 und einem Nettopreis von 1.200 € hinzu. Der Auftragswert beträgt somit 12.000 € netto. Übernehmen Sie den Warenkorb.

2.3 Rechnungsart „Abschlagsrechnung“ wählen

Im Auftrag: Rechnung → Rechnungsart: Abschlagsrechnung.

Öffnen Sie die Rechnungsmaske aus dem Auftrag heraus und wählen Sie als Rechnungsart Abschlagsrechnung. Die Abschlagsdefinition öffnet sich automatisch.

2.4 Ersten Abschlag definieren (30 %)

1. Abschlag: 30 % – z. B. „30 % vor Auftragsbeginn“.

Tragen Sie als ersten Abschlag 30 % ein und benennen Sie den Zweck, etwa „30 % vor Auftragsbeginn“. Der berechnete Nettobetrag beträgt 3.600 €; die Mehrwertsteuer wird entsprechend ausgewiesen. Übernehmen Sie die Eingaben, um den Abschlag einzufügen.

2.5 Erste Abschlagsrechnung prüfen und erzeugen

Vorschau „1. Abschlagsrechnung“ über 3.600 € netto, Versand per E-Mail möglich.

Prüfen Sie die Vorschau der ersten Abschlagsrechnung mit dem Titel „1. Abschlagsrechnung“. Mit Übernehmen wird die Rechnung erstellt und kann gedruckt oder per E-Mail versendet werden.

2.6 Zweiten Abschlag definieren (50 %)

2. Abschlag: 50 % – z. B. „50 % nach Abschluss der Produktion“.

Öffnen Sie erneut die Abschlagsdefinition, tragen Sie 50 % ein (zum Beispiel „50 % nach Abschluss der Produktion“) und übernehmen Sie. Der berechnete Nettobetrag beträgt 6.000 €.

2.7 Zweite Abschlagsrechnung prüfen

Die zweite Abschlagsrechnung weist die Zwischenzahlung aus; frühere Abschläge werden unten aufgeführt.

In der Vorschau sehen Sie die zweite Abschlagsrechnung über 6.000 € netto. Frühere Abschlagsrechnungen sind im Dokument aufgeführt, sodass die Historie nachvollziehbar bleibt.

2.8 Schlussrechnung auswählen

Nach Leistungserbringung: Rechnungsart: Schlussrechnung wählen.

Sobald alle Leistungen erbracht sind, wählen Sie als Rechnungsart Schlussrechnung.

2.9 Schlussrechnung – Positionen und Verrechnung

Die Zeilen „Bereits berechnet“ ziehen die früheren Abschläge automatisch ab.

Hyreka zeigt die Auftragsposition und darunter die Zeilen „Bereits berechnet“ für die zuvor gestellten Abschlagsrechnungen. Dadurch wird der Restbetrag automatisch ermittelt; im Beispiel bleiben 2.400 € netto offen.

2.10 Schlussrechnung erstellen

Schlussrechnung mit Gesamtbetrag, aufgelisteten Abschlägen und verbleibender Restforderung.

Prüfen Sie das Dokument, übernehmen Sie die Rechnung und versenden Sie diese bei Bedarf per E-Mail. Der Auftrag ist damit vollständig abgerechnet.

3. Erklärungen zu den Rechnungsarten

3.1 Abschlagsrechnung versus normale Rechnung

Eine normale Rechnung wird typischerweise nach vollständiger Lieferung oder Leistungserbringung gestellt und bildet den gesamten Auftrag in einem Dokument ab. Die Umsatzsteuer wird dabei auf die gesamte Leistung berechnet und ausgewiesen. Eine Abschlagsrechnung hingegen dient der Abrechnung einzelner Teilbeträge während der Projekt- oder Produktionsphase. Sie bezieht sich auf den Auftrag als Ganzes, nicht auf konkrete Teillieferungen, und weist die Umsatzsteuer nur auf den jeweiligen Abschlagsbetrag aus. Die so abgerechneten Beträge werden in der späteren Schlussrechnung vollständig gegengerechnet. Ziel der Abschlagsrechnung ist eine geregelte Zahlungsabfolge, während die normale Rechnung die einmalige Endabrechnung darstellt.

3.2 Anzahlungsrechnung versus Abschlagsrechnung

Unter einer Anzahlungsrechnung versteht man eine Rechnung über eine vorab zu leistende Zahlung, meist zu Beginn eines Auftrags zur Absicherung oder Finanzierung. Die Zahlung erfolgt also, bevor Leistungen erbracht werden. Die Abschlagsrechnung wird demgegenüber in definierten Phasen während der Auftragsabwicklung gestellt, etwa nach bestimmten Meilensteinen. In beiden Fällen entsteht die Umsatzsteuer grundsätzlich mit der jeweiligen Rechnungsstellung bzw. Zahlung und muss später in der Schlussrechnung sachgerecht verrechnet werden. Inhaltlich ähneln sich beide Dokumente; der Unterschied liegt im Zeitpunkt und in der vertraglichen Bezeichnung.

3.3 Steuerlich relevante Anforderungen an die Schlussrechnung

Die Schlussrechnung bündelt den gesamten Auftrag und verrechnet alle zuvor gestellten Abschlags- und Anzahlungsrechnungen. Damit die Umsatzsteuer nicht doppelt ausgewiesen und folglich auch nicht doppelt abgeführt wird, müssen die in den Teilrechnungen bereits abgerechneten Netto- und Steuerbeträge in der Schlussrechnung klar und nachvollziehbar als Abzüge erscheinen. Hyreka unterstützt dies, indem in der Schlussrechnung automatisch die vorherigen Rechnungen mit Rechnungsnummer, Datum und betreffenden Netto- und Steuerbeträge ausgewiesen werden. Die verbleibende Umsatzsteuer wird somit nur auf den Restleistungsbetrag berechnet. Prüfen Sie vor dem Versand stets, ob alle Teilrechnungen mit Datum, Nummer und Beträgen vollständig aufgeführt sind, damit bei der Prüfung keinerlei Zweifel an der korrekten Verrechnung besteht.

4. Vergleich der Rechnungsarten

5. Hinweise

Die in den Screenshots gezeigten Masken bilden nicht jeden Zwischenschritt ab, sondern veranschaulichen die entscheidenden Aktionen. Textbausteine der Abschläge können Sie frei formulieren, beispielsweise „30 % vor Auftragsbeginn“ oder „50 % nach Abschluss der Produktion“. Für den E-Mail-Versand aktivieren Sie die Option Rechnung per E-Mail in der Rechnungsmaske.

6. E-Rechnung (ZUGFeRD)

Hyreka unterstützt den Export von Rechnungen im Standardformat ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland). ZUGFeRD-Rechnungen kombinieren ein menschlich lesbares PDF mit einer maschinell auswertbaren XML-Datei nach den Spezifikationen der europäischen Norm EN 16931. Dadurch können Buchhaltungssysteme die enthaltenen Rechnungsdaten automatisiert verarbeiten.

Merkmale der E-Rechnung im ZUGFeRD-Format

Beispiel einer ZUGFeRD-Schlussrechnung

Das folgende Beispiel zeigt einen Ausschnitt einer elektronischen Schlussrechnung im ZUGFeRD-Format. Sie enthält sowohl die Gesamtsumme als auch die Auflistung und Verrechnung der vorherigen Abschlagsrechnungen. Im Kopf der XML-Struktur ist die Rechnungsart eindeutig durch BT-3: 380 (Commercial invoice) gekennzeichnet.

Beispielhafte PDF-Darstellung einer ZUGFeRD-Schlussrechnung.

In diesem Beispiel werden die vorangegangenen Abschlagsrechnungen (z. B. Nr. 25149) mit Beträgen und Steueranteilen korrekt aufgeführt und gegengerechnet, sodass nur die Restforderung von 7.140 € ausgewiesen bleibt. Diese Information ist sowohl im sichtbaren PDF-Teil als auch in der XML-Struktur hinterlegt und erfüllt damit die gesetzlichen Anforderungen an elektronische Rechnungen.