Lieferschein aus einem Auftrag erstellen

1. Einleitung

Grundlage für einen Lieferschein ist immer ein Auftrag. Wenn Sie noch keinen Auftrag angelegt haben, beginnen Sie mit der Anleitung Auftrag / Angebot erstellen. Ein Lieferschein dokumentiert, welche Ware tatsächlich geliefert wurde. Beim Erstellen des Lieferscheins kann Hyreka die Lagerbestände abbuchen und den Auftrag als geliefert markieren. Die Rechnung bleibt zunächst offen und kann später aus dem Lieferschein oder aus mehreren Lieferscheinen erstellt werden.

Ein Lieferschein ist die Grundlage für eine spätere Rechnung. Wenn Sie sofort abrechnen möchten, verwenden Sie den Rechnungsdialog wie in der Anleitung Rechnung aus einem Auftrag erstellen beschrieben. Wenn mehrere Lieferscheine gemeinsam abgerechnet werden sollen, nutzen Sie später die Sammelrechnung.

2. Lieferscheindialog öffnen

Öffnen Sie den Auftrag und klicken Sie auf Lieferschein. Die Schaltfläche befindet sich im oberen Bereich des Auftragsfensters neben Rechnung. Der Dialog ist technisch mit der Buchungsmaske für Lieferung und Rechnung verwandt, ist hier aber auf die Erstellung des Lieferscheins reduziert.

Im Auftrag starten Sie die Lieferung über die Schaltfläche Lieferschein.

3. Der Lieferscheindialog

Im Lieferscheindialog prüfen Sie Lieferdatum, Bearbeiter, Ausgabeoptionen und Positionen. Die Option Rechnung erzeugen bleibt beim reinen Lieferschein deaktiviert. Dadurch wird nur die Lieferung gebucht, während die Rechnung für später offen bleibt.

Lieferscheindialog: Lieferung buchen, Lieferschein ausgeben und Rechnung zunächst offen lassen.

3.1 Kopfdaten

• Kunde - zeigt den Kunden des Auftrags.
• Auftrags-Nr. - verweist auf den zugrunde liegenden Auftrag.
• Lieferschein-Nr. - kann automatisch vergeben oder bei Bedarf manuell eingetragen werden.
• Lieferdatum - Datum der Lieferung bzw. Leistungserbringung.
• Bearbeitet - Mitarbeiter, der die Lieferung bearbeitet.

3.2 Drucken, buchen und per E-Mail senden

• Drucken - wählen Sie aus, welche Unterlagen ausgegeben werden sollen, zum Beispiel Lieferschein, Packliste oder Paketlabel.
• Lagerbestände abbuchen - reduziert die Bestände der gelieferten Artikel. Diese Option ist im Normalfall aktiv, wenn die Ware jetzt ausgeliefert wird.
• Als geliefert markieren - markiert den Auftrag bzw. die gelieferten Positionen als geliefert.
• Rechnung erzeugen - bleibt deaktiviert, wenn nur ein Lieferschein erstellt werden soll. Die Rechnung wird dadurch später nachgeholt.
• E-Mail - versendet den Lieferschein oder weitere Dokumente direkt per E-Mail, sofern eine passende Vorlage ausgewählt ist.

3.3 Positionen und Liefermengen

• liefern / buchen - tragen Sie hier die Menge ein, die tatsächlich geliefert und gebucht werden soll.
• Menge auf null setzen - setzt die Liefermenge der Positionen auf 0, wenn Sie gezielt nur einzelne Positionen oder Mengen auswählen möchten.
• Teillieferung - wenn Sie weniger als die Auftragsmenge liefern, bleibt die Restmenge für eine spätere Lieferung offen.
• Vorschau - zeigt den Lieferschein vor dem Buchen zur Kontrolle an.

4. Standardfall: Lieferschein erstellen

• Öffnen Sie den Auftrag und klicken Sie auf Lieferschein.
• Prüfen Sie Lieferdatum, Bearbeiter und gegebenenfalls die Lieferschein-Nr.
• Wählen Sie unter Drucken die benötigten Dokumente, zum Beispiel Lieferschein oder Packliste.
• Lassen Sie Lagerbestände abbuchen aktiv, wenn die Ware jetzt aus dem Lager geht.
• Lassen Sie Als geliefert markieren aktiv, wenn der Auftrag bzw. die Positionen mit diesem Vorgang geliefert werden.
• Lassen Sie Rechnung erzeugen deaktiviert, wenn die Rechnung erst später gestellt werden soll.
• Klicken Sie auf Übernehmen, um den Lieferschein zu erstellen und die Lieferung zu buchen.

5. Teillieferung erstellen

Wenn nur ein Teil des Auftrags geliefert wird, ändern Sie in der Positionsliste die Menge in der Spalte liefern / buchen. Hyreka erstellt dann einen Lieferschein nur über diese Teilmenge. Die übrigen Mengen bleiben offen und können später über einen weiteren Lieferschein geliefert oder abgerechnet werden.

Prüfen Sie vor dem Übernehmen die Liefermengen besonders sorgfältig, weil sie bei aktiver Bestandsbuchung direkt den Lagerbestand reduzieren.

6. Lieferscheine in der Übersicht finden

Nach dem Erstellen ist der Lieferschein in der Übersicht Lieferscheine sichtbar. Über die Filter im oberen Bereich grenzen Sie die Anzeige ein. Besonders wichtig ist der Status Ohne Rechnung, wenn Sie alle noch nicht fakturierten Lieferscheine finden möchten. Zusätzlich können Sie den Zeitraum begrenzen oder über die Suche gezielt nach Kunde, Lieferschein-Nr. oder Auftrags-Nr. suchen.

Lieferscheinübersicht: Der Filter Ohne Rechnung zeigt noch nicht fakturierte Lieferscheine.

Im unteren Bereich sehen Sie die Positionen des markierten Lieferscheins. Über die Schaltflächen können Sie den Lieferschein löschen, stornieren, die Verfolgung öffnen, den Lieferschein versenden, buchen oder aus dem markierten Lieferschein eine Rechnung erstellen. Mit einem Doppelklick auf den Eintrag öffnen Sie das Lieferscheinfenster. Stornieren ist nur möglich, solange aus dem Lieferschein noch keine Rechnung erstellt wurde.

7. Lieferschein öffnen und prüfen

Öffnen Sie einen Lieferschein per Doppelklick aus der Übersicht, um Kopfdaten, Lieferstatus, Adressen, Positionen, Chargen bzw. Seriennummern, Texte und Versanddaten zu prüfen. Im Fenster sehen Sie außerdem, ob der Lieferschein bereits versendet wurde und ob eine Rechnung verknüpft ist.

Fenster „Lieferschein“: Per Doppelklick geöffnet, mit Positionen und Schaltfläche Rechnung.

Aus dem Lieferscheinfenster können Sie den Beleg erneut ausgeben, per E-Mail oder Fax senden, stornieren oder über Rechnung die nachträgliche Fakturierung für genau diesen Lieferschein starten.

7.1 Lieferschein buchen

Die Funktion Buchen holt die Bestandsbuchung für einen bereits erstellten Lieferschein nach. Das ist relevant, wenn der Lieferschein zuvor ohne Lagerbuchung erstellt wurde, also die Option Lagerbestände abbuchen beim Erstellen deaktiviert war. In diesem Fall existiert das Lieferdokument bereits, die Ware wurde aber noch nicht aus dem Lager gebucht.

Nutzen Sie Buchen, wenn das Lieferdokument schon benötigt wird, die tatsächliche Bestandsbuchung aber erst später erfolgen soll, zum Beispiel weil die Ware noch im Zulauf ist oder sich noch in Produktion befindet. Beim Nachbuchen werden die gelieferten Mengen aus dem Lagerbestand abgezogen.

7.2 Lieferschein stornieren

Die Funktion Stornieren kann nur ausgeführt werden, solange für den Lieferschein noch keine Rechnung erstellt wurde. Beim Stornieren bucht Hyreka die zuvor gelieferten Bestände wieder ins Lager zurück. Gleichzeitig werden der Auftrag bzw. die betreffenden Positionen wieder geöffnet, sodass anschließend eine neue Lieferung erstellt werden kann.

8. Nachträglich Rechnung aus einem Lieferschein erstellen

Nach dem Erstellen des Lieferscheins ist die Lieferung dokumentiert, aber noch nicht fakturiert. Für eine einzelne nachträgliche Rechnung markieren Sie den Lieferschein in der Übersicht oder öffnen ihn per Doppelklick und klicken auf Rechnung. Hyreka öffnet daraufhin den Rechnungsdialog zum ausgewählten Lieferschein.

Rechnung aus Lieferschein: Die bereits gelieferte Menge wird in die Rechnung übernommen.

Prüfen Sie Rechnungs-Nr., Rechnungsdatum, Rechnungsart, Ausgabeoptionen und die zu berechnenden Mengen. Die Lieferung wurde bereits mit dem Lieferschein gebucht; deshalb ist die Liefermarkierung in diesem Dialog nur noch informativ bzw. bereits gesetzt. Mit Übernehmen erstellen Sie die Rechnung für den ausgewählten Lieferschein.

Wenn mehrere Lieferscheine desselben Kunden gesammelt abgerechnet werden sollen, wählen Sie die betreffenden Lieferscheine gemeinsam aus und erstellen daraus eine Sammelrechnung. Dabei werden die bereits gebuchten Lieferungen fakturiert, ohne die Lagerbestände erneut abzubuchen.

9. Nach dem Erstellen prüfen

Prüfen Sie nach dem Übernehmen, ob der Lieferschein in der Lieferscheinübersicht vorhanden ist, ob der Auftrag den erwarteten Lieferstatus zeigt und ob die Liefermengen korrekt gebucht wurden. Wenn die Rechnung nachträglich erstellt wurde, sollte in der Lieferscheinübersicht die Rechnungs-Nr. sichtbar sein und der Lieferschein nicht mehr als Ohne Rechnung erscheinen.