Hilfe: Automatisierung

Mit der Automatisierung können Sie wiederkehrende Aufgaben in Hyreka planen und automatisch ausführen lassen. Typische Beispiele sind regelmäßige Datenbanksicherungen, Erinnerungen zu überschrittenen Lieferterminen oder die automatische Verarbeitung aktiver Verträge. Die Einrichtung erfolgt unter Einstellungen -> Automatisierung im Fenster Automatisierungs-Jobs.

Geplante Aufgaben werden ausgeführt, solange Hyreka auf dem jeweiligen Arbeitsplatz geöffnet ist. Aufgaben ohne ausgewählten Benutzer gelten als Systemaufgaben und können auf jedem Arbeitsplatz laufen, auf dem Hyreka gestartet wurde. Wird ein Benutzer ausgewählt, läuft die Aufgabe nur, wenn dieser Benutzer in Hyreka angemeldet ist.

Aufbau des Fensters

Links sehen Sie die Jobliste mit Bezeichnung und dem Kennzeichen Aktiv. Ein Häkchen bedeutet, dass die Aufgabe freigegeben ist und zum geplanten Zeitpunkt ausgeführt werden kann. Rechts bearbeiten Sie die Details des ausgewählten Jobs über die Reiter Allgemein, Parameter und Verlauf.

Reiter	Inhalt
Allgemein	Name, Aufgabe, Zeitplan, Benutzer, Status und Bemerkung.
Parameter	Einstellungen zur gewählten Aufgabe, zum Beispiel Zielordner oder E-Mail-Empfänger.
Verlauf	Protokoll vergangener Ausführungen mit Status, Meldung und Detailantwort.

Eine Aufgabe einrichten

Klicken Sie auf Hinzufügen, um eine neue Aufgabe anzulegen. Vergeben Sie eine sprechende Bezeichnung und wählen Sie unter Aufgabe aus, was Hyreka ausführen soll. Mit dem Häkchen Aktiv schalten Sie die automatische Ausführung ein oder aus. Speichern Sie Änderungen immer mit Übernehmen.

Feld	Bedeutung
Bezeichnung	Name der Aufgabe, zum Beispiel Tägliches Backup.
Beschreibung	Optionaler Hinweis zum Zweck der Aufgabe.
Aufgabe	Art der Tätigkeit, zum Beispiel Datenbanksicherung (lokal).
Benutzer	Leer für Systemaufgaben oder ein bestimmter Benutzer für persönliche Aufgaben.
Timeout (Sek.)	Maximale Wartezeit für eine Ausführung. Standardwert ist 300 Sekunden.
Wiederholungen	Anzahl der erneuten Versuche, wenn eine Ausführung fehlschlägt.

Zeitplan festlegen

Der Triggertyp legt fest, wann eine Aufgabe gestartet wird. Bei geplanten Aufgaben tragen Sie zusätzlich Uhrzeit, Wochentag, Tag im Monat, Verzögerung oder Intervall ein. Die Uhrzeit wird im Format HH:mm angegeben, zum Beispiel 08:30.

Triggertyp	Ausführung
Manuell	Nur per Klick auf Ausführen.
Programmstart	Beim Start von Hyreka, optional mit Verzögerung.
Programmende	Beim Beenden von Hyreka, optional mit Verzögerung.
Täglich	Jeden Tag zur eingestellten Uhrzeit.
Wöchentlich	An einem festen Wochentag zur eingestellten Uhrzeit. 1 = Montag bis 7 = Sonntag.
Monatlich	An einem festen Tag im Monat zur eingestellten Uhrzeit.
Intervall	Wiederholt im festen Abstand, zum Beispiel 15m, 1h oder 30s.

Startet Hyreka bei einer täglichen, wöchentlichen oder monatlichen Aufgabe erst nach der geplanten Uhrzeit, wird die Aufgabe beim nächsten Planungslauf nachgeholt, sofern sie in diesem Zeitraum noch nicht erfolgreich gelaufen ist.

Parameter eintragen

Wechseln Sie nach Auswahl der Aufgabe zum Reiter Parameter. Hyreka zeigt dort die passenden Eingabefelder für die jeweilige Aufgabe an. Bei einer lokalen Datenbanksicherung hinterlegen Sie zum Beispiel Zielverzeichnis und Dateiname.

Für Dateinamen und Zielverzeichnisse der Datenbanksicherung können Datumsplatzhalter verwendet werden: {YYYY} für das Jahr, {MM} für den Monat und {DD} für den Tag. Aus hyrekadb_{YYYY}-{MM}-{DD}.zip wird dann beispielsweise hyrekadb_2026-07-09.zip.

Verfügbare Aufgaben

Aufgabe	Zweck	Wichtige Parameter
Systemzeit abfragen	Testet, ob die Automatisierung grundsätzlich funktioniert.	Keine.
Datenbanksicherung (lokal)	Erstellt eine ZIP-Sicherung der Hyreka-Datenbank in einem lokalen Ordner oder Netzlaufwerk.	Zielverzeichnis, Dateiname.
Liefertermin-Erinnerung	Versendet E-Mail-Erinnerungen, wenn offene Bestellungen den voraussichtlichen Liefertermin überschritten haben.	Tage nach Liefertermin, Empfänger, SMTP-Benutzer, Betreff und Versandoptionen.
Aktive Verträge prüfen und ausführen	Prüft aktive Verträge, führt fällige Aktionen aus und versendet bei Bedarf Benachrichtigungen.	Optionales Ausführungsdatum im Format JJJJ-MM-TT.

Verlauf prüfen und Fehler finden

Im Reiter Verlauf sehen Sie die bisherigen Ausführungen der ausgewählten Aufgabe. Prüfen Sie hier Status, Code, Dauer und Meldung. Wenn ein Eintrag ausgewählt ist, zeigt Hyreka darunter die detaillierte Antwort im JSON-Format an. Dort finden Sie zusätzliche Hinweise, zum Beispiel Dateipfade, Warnungen oder Fehlermeldungen.

Status	Bedeutung
Bereit	Die Aufgabe wartet auf den nächsten geplanten Lauf.
Laufend	Die Aufgabe wird gerade ausgeführt.
Blockiert	Die Aufgabe ist vorübergehend gesperrt.
Fehler	Die letzte Ausführung ist fehlgeschlagen. Prüfen Sie den Verlauf und die Parameter.

Typische Anwendungsbeispiele

Tägliche Datensicherung: Wählen Sie Datenbanksicherung (lokal), den Triggertyp Täglich und eine Uhrzeit außerhalb der Hauptarbeitszeit, zum Beispiel 22:00 Uhr. Als Dateiname eignet sich hyrekadb_{YYYY}-{MM}-{DD}.zip.

Erinnerung bei verspäteten Lieferungen: Wählen Sie die Liefertermin-Erinnerung, planen Sie den Job täglich am Morgen und hinterlegen Sie die Empfänger sowie den SMTP-Benutzer, dessen E-Mail-Konto für den Versand verwendet werden soll.

Verträge automatisch abarbeiten: Wählen Sie Aktive Verträge prüfen und ausführen und planen Sie die Aufgabe täglich früh, damit Vertragsaktionen und Erinnerungen rechtzeitig verarbeitet werden.

Job als Windows-Aufgabe einrichten

Alternativ zur Ausführung innerhalb von Hyreka können Automatisierungs-Jobs auch über die Windows-Aufgabenplanung gestartet werden. Dafür werden die installierten Job-Templates verwendet. Die Parameter müssen vor der Ausführung an Ihre Umgebung angepasst werden, zum Beispiel Empfängeradresse, SMTP-Benutzer oder Zielverzeichnis.

Der Vorteil der Windows-Aufgabenplanung ist, dass der Job unabhängig von einem in Hyreka angemeldeten Benutzer gestartet werden kann. So lassen sich Aufgaben auch zu festen Zeiten ausführen, wenn Hyreka gerade nicht aktiv genutzt wird. Wichtig ist nur, dass der Windows-Benutzer, unter dem die Aufgabe läuft, Zugriff auf den Agent-Ordner, die Jobdateien und die benötigten Daten bzw. Netzlaufwerke hat.

Windows-Aufgabenplanung öffnen und bedienen

Öffnen Sie die Windows-Aufgabenplanung über das Startmenü, indem Sie nach Aufgabenplanung suchen. Links wählen Sie die Aufgabenplanungsbibliothek. In der Mitte sehen Sie die vorhandenen Aufgaben mit Status und Trigger. Rechts befindet sich der Bereich Aktionen. Dort erstellen, starten, deaktivieren oder bearbeiten Sie Aufgaben.

Aktion	Bedeutung
Einfache Aufgabe erstellen	Assistent für einfache Zeitpläne. Für den Einstieg ausreichend, wenn nur eine Batch-Datei zu einer festen Uhrzeit gestartet werden soll.
Aufgabe erstellen	Erweiterte Einrichtung mit den Reitern Allgemein, Trigger, Aktionen, Bedingungen und Einstellungen.
Ausführen	Startet die ausgewählte Aufgabe sofort. Nutzen Sie diese Funktion zum Testen, nachdem Jobdatei, Trigger und Aktion eingerichtet wurden.
Deaktivieren / Aktivieren	Schaltet die Aufgabe aus oder wieder ein, ohne sie zu löschen. Eine deaktivierte Aufgabe wird nicht automatisch gestartet.
Eigenschaften	Öffnet die Einstellungen der markierten Aufgabe, damit Trigger, Aktion oder Arbeitsordner später angepasst werden können.

Trigger festlegen: Wann soll der Job laufen?

Der Reiter Trigger bestimmt den Ausführungszeitpunkt. Klicken Sie auf Neu oder bearbeiten Sie einen vorhandenen Trigger. Für regelmäßige Automatisierungen wählen Sie bei Aufgabe starten meist Nach einem Zeitplan. Danach legen Sie fest, ob die Aufgabe einmalig, täglich, wöchentlich oder monatlich ausgeführt wird. Aktivieren Sie unten das Häkchen Aktiviert, damit der Trigger tatsächlich verwendet wird.

Einstellung	Empfehlung
Einmal	Für einen einmaligen Testlauf oder eine einmalige Aktion.
Täglich	Für wiederkehrende Routineaufgaben, zum Beispiel Liefertermin-Erinnerung jeden Tag um 13:00 Uhr.
Wöchentlich	Für Aufgaben, die nur an bestimmten Wochentagen laufen sollen.
Monatlich	Für Aufgaben, die nur einmal pro Monat oder an bestimmten Monatstagen laufen sollen.
Aktiviert	Muss gesetzt sein, damit der Trigger aktiv ist. Ohne Häkchen wird der Zeitplan nicht ausgeführt.

Jobdatei und Aktion einrichten

Schritt	Beschreibung
1. Jobdatei kopieren	Kopieren Sie die passende JSON-Datei aus C:\ProgramData\Hyreka II\agent\Jobs\Templates nach C:\ProgramData\Hyreka II\agent\Jobs\Active. Für die Liefertermin-Erinnerung kann zum Beispiel bestellung.sendeLieferterminErinnerung.request.json verwendet werden.
2. Parameter anpassen	Öffnen Sie die kopierte Datei und passen Sie die Werte im Bereich parameters an. Tragen Sie zum Beispiel die gewünschte E-Mail-Adresse bei recipients, den passenden smtpUser und die Anzahl der Tage bei daysOverdue ein. Alternativ können Sie den Job in Hyreka konfigurieren und anschließend exportieren.

Schritt	Beschreibung
3. Aktion hinzufügen	Öffnen Sie in der Windows-Aufgabe den Reiter Aktionen und klicken Sie auf Neu. Wählen Sie als Aktion Programm starten. Als Programm/Skript geben Sie die Batch-Datei an, zum Beispiel "C:\ProgramData\Hyreka II\agent\Scripts\LieferterminErinnerung.bat". Die Anführungszeichen sind wichtig, weil der Pfad ein Leerzeichen enthält.
4. Arbeitsordner setzen	Tragen Sie bei Starten in (optional) den Agent-Ordner ein, zum Beispiel C:\ProgramData\Hyreka II\agent. Der Ordner muss für den ausführenden Windows-Benutzer Schreibrechte besitzen, da Logs, Antworten und laufende Jobdaten dort abgelegt werden.
5. Aufgabe speichern und testen	Speichern Sie die Aufgabe mit OK. Markieren Sie die Aufgabe anschließend in der Aufgabenliste und klicken Sie rechts auf Ausführen. So testen Sie die Automatisierung sofort, ohne auf den nächsten Trigger-Zeitpunkt zu warten.

Wenn die Aufgabe nicht startet, prüfen Sie zuerst den Pfad zur Batch-Datei, die Schreibrechte im Arbeitsordner und die angepassten JSON-Parameter im Ordner Jobs\Active. Hinweise auf Fehler, Protokolle und Ergebnisse finden Sie zusätzlich in C:\ProgramData\Hyreka II\agent\Logs\API und C:\ProgramData\Hyreka II\agent\Queue.

Häufige Fragen

Warum wurde meine Aufgabe nicht ausgeführt?
Prüfen Sie, ob Aktiv gesetzt ist, der Status auf Bereit steht, Hyreka zum geplanten Zeitpunkt geöffnet war und bei persönlichen Aufgaben der richtige Benutzer angemeldet war.

Kann ich eine Aufgabe sofort testen?
Ja. Wählen Sie die Aufgabe aus und klicken Sie auf Ausführen. Das funktioniert unabhängig vom gewählten Triggertyp.

Wie deaktiviere ich eine Aufgabe vorübergehend?
Entfernen Sie das Häkchen bei Aktiv und klicken Sie auf Übernehmen.