Sammelrechnung erstellen
Diese Anleitung erklärt, wie Sie in Hyreka aus mehreren Lieferscheinen eine Sammelrechnung erstellen. Voraussetzung ist, dass zuvor über einen oder mehrere Aufträge bereits Lieferscheine erzeugt und gebucht wurden. Die folgende Beschreibung setzt bei der Auswahl der Lieferscheine in der Übersicht an und führt Sie bis zum Versand der Rechnung.
1. Einleitung - Ausgangslage
Bei der Abwicklung von Aufträgen mit Teillieferungen werden in Hyreka für jede (Teil-)Lieferung Lieferscheine erstellt und gebucht. Diese Lieferscheine können zu einem späteren Zeitpunkt zu einer einzigen Sammelrechnung zusammengefasst werden – etwa um mehrere Teillieferungen eines Kunden in einer Rechnung abzurechnen.
Video-Anleitung: Sammelrechnung erstellen in Hyreka
In diesem Video zeigen wir Ihnen, wie Sie aus mehreren Lieferscheinen eine Sammelrechnung erstellen und versenden:
2. Wichtige Hinweise vor der Auswahl
- Ein Kunde pro Sammelrechnung: In einer Sammelrechnung können nur Lieferscheine eines einzigen Kunden zusammengefasst werden. Wählen Sie daher ausschließlich Lieferscheine desselben Kunden aus.
- Zahlungs- und Lieferbedingungen: Enthalten die ausgewählten Lieferscheine unterschiedliche Zahlungsbedingungen oder Lieferbedingungen, weist Hyreka eine entsprechende Warnung aus. Prüfen Sie in diesem Fall die Angaben im Dialog „Sammelrechnung“ und passen Sie sie bei Bedarf an, bevor Sie die Rechnung buchen.
3. Schritt-für-Schritt: Sammelrechnung erstellen
3.1 Übersicht der Lieferscheine
Lieferscheine in der Übersicht - Filter „Ohne Rechnung“ für noch nicht fakturierte Belege.
Wechseln Sie in die Übersicht „Lieferscheine“. Setzen Sie den Filter auf „Ohne Rechnung“, damit nur noch nicht fakturierte Lieferscheine angezeigt werden. Wählen Sie die gewünschten Lieferscheine desselben Kunden aus. Mehrere Einträge können Sie mit gedrückter Steuerungstaste (Strg) oder mit der Umschalttaste (Shift) auswählen. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche „Rechnung“.
3.2 Dialog „Sammelrechnung“
Dialog „Sammelrechnung“ mit ausgewählten Lieferscheinen und allen Positionen.
Es öffnet sich der Dialog „Sammelrechnung“. Darin werden alle ausgewählten Lieferscheine sowie die enthaltenen Positionen übersichtlich angezeigt. Prüfen und passen Sie bei Bedarf die Rechnungsparameter an, z. B. die Zahlungsbedingung oder einen individuellen Rechnungstext. Bei unterschiedlichen Zahlungs- oder Lieferbedingungen erscheint eine Warnung - nehmen Sie die gewünschten Anpassungen vor, bevor Sie fortfahren.
3.3 Vorschau und Buchung der Sammelrechnung
Vorschau der vollständigen Sammelrechnung vor dem Buchen.
In der Vorschau prüfen Sie die vollständige Rechnung. Ist alles korrekt, buchen Sie die Sammelrechnung und können sie z. B. per E-Mail versenden. Die zugehörigen Lieferscheine werden anschließend als fakturiert gekennzeichnet. Damit ist die Erstellung der Sammelrechnung abgeschlossen.
4. Hinweise
Die Lieferscheine müssen vor der Sammelrechnung bereits erstellt und gebucht sein (z. B. über „Lieferschein erstellen“ im Auftrag). Nur Lieferscheine eines Kunden können in einer Sammelrechnung zusammengefasst werden. Bei abweichenden Zahlungs- oder Lieferbedingungen zeigt Hyreka eine Warnung - prüfen Sie die Einstellungen im Dialog „Sammelrechnung“ vor dem Buchen.
