Zahlungsbedingungen

Zahlungsbedingungen legen fest, wann und unter welchen Bedingungen eine Rechnung bezahlt werden soll. Dazu gehören Zahlungsziel, Skonto, Vorkasse, Lastschrift, Barzahlung und die Texte, die Hyreka auf Rechnungen, Angeboten und Auftragsbestätigungen ausgibt. Sie öffnen die Zahlungsbedingungen über Menü -> Einstellungen -> Auftrag / Versand / Zahlung -> Zahlungsbedingungen.

Zahlungsbedingungen verwalten

Links sehen Sie die vorhandenen Zahlungsbedingungen. Mit Hinzufügen legen Sie eine neue Zahlungsbedingung an, mit Löschen entfernen Sie die markierte Zahlungsbedingung. Änderungen speichern Sie mit Übernehmen.

Bezeichnung, Kürzel und Code

  • Bezeichnung: Der sichtbare Name der Zahlungsbedingung, z.B. "30 Tage netto, 10 Tage 2% Skonto".
  • Kürzel: Eine kurze interne Kennzeichnung. Sie hilft bei der schnellen Auswahl und Auswertung.
  • Code: Eine zusätzliche Nummer oder Kennung für Schnittstellen, Import, Export oder interne Zuordnung.
  • Als standard Zahlungsbedingung verwenden: Diese Zahlungsbedingung wird vorausgewählt, wenn keine andere Vorgabe greift.

Optionen

  • Lieferung erst nach Zahlungseingang (Vorkasse): Der Auftrag wird als Vorkasse behandelt. Bei der Verarbeitung kann Hyreka dadurch automatisch den passenden Vorkasse-Ablauf vorschlagen.
  • Lastschriftverfahren (SEPA Kontodaten werden exportiert): Kennzeichnet Zahlungen, die per SEPA-Lastschrift eingezogen werden. Die benötigten Kontodaten können für den Zahlungsexport berücksichtigt werden.
  • Girocode drucken: Gibt auf der Rechnung einen Girocode aus, damit der Kunde die Überweisung bequem in seiner Banking-App übernehmen kann.
  • Barzahlung: Markiert die Zahlungsbedingung als Barzahlung. Diese Einstellung kann bei der Auftragsverarbeitung den Barzahlungs- bzw. Kassenvorgang vorbereiten.
  • Rechnung als bezahlt markieren: Die Rechnung wird bei Verwendung dieser Zahlungsbedingung direkt als bezahlt behandelt. Verwenden Sie diese Option nur für Vorgänge, bei denen kein offener Zahlungseingang erwartet wird.
  • Zahlung mahnen nach: Legt fest, nach wie vielen Tagen eine offene Zahlung in die Mahnung einbezogen werden soll.

Zahlungsziel und Skonto

Das Zahlungsziel gibt an, nach wie vielen Tagen die Rechnung fällig ist. Bei "30 Tag(e)" ist die Rechnung also 30 Tage nach dem Rechnungsdatum fällig.

Unter Skonto legen Sie fest, wie lange ein Skontoabzug möglich ist und wie hoch der Prozentsatz ist. Im Screenshot bedeutet "10 Tag(e)" und "2,00 %": Der Kunde darf innerhalb von 10 Tagen 2 % Skonto abziehen. Mit Direkt abziehen wird das Skonto nicht nur als Möglichkeit im Text genannt, sondern direkt vom Rechnungsbetrag abgezogen.

Das Skonto in der Zahlungsbedingung beschreibt den möglichen Abzug bei rechtzeitiger Zahlung. Es ist nicht dasselbe wie ein Positionsrabatt oder ein bereits abgezogener Rechnungsrabatt.

Rechnungs- und Auftragstext

Im Rechnungstext definieren Sie den Zahlungshinweis auf der Rechnung. Im Auftragstext erfassen Sie den entsprechenden Hinweis für Angebot und Auftragsbestätigung. Beide Texte können Platzhalter enthalten, die Hyreka beim Druck automatisch ersetzt.

Beispiel:

<BETRAG> <WAEHRUNG> zahlbar rein netto bis zum <ZAHLDAT> oder <BETRAGSKONTO> <WAEHRUNG> mit <SKONTO>% Skonto bis zum <SKONTODAT>.

Platzhalter

Rechts im Fenster finden Sie die verfügbaren Platzhalter. Diese werden beim Erstellen der Dokumente automatisch mit den Daten aus Rechnung, Auftrag, Bankverbindung oder SEPA-Mandat ersetzt.

  • <BETRAG>: Rechnungsbetrag.
  • <BETRAGSKONTO>: Rechnungsbetrag abzüglich Skonto.
  • <SKONTO>: Skonto-Prozentsatz.
  • <WAEHRUNG>: Währung aus den Programmeinstellungen.
  • <ZAHLDAT>: Fälligkeitsdatum.
  • <SKONTODAT>: Datum, bis zu dem Skonto gewährt wird.
  • <TAGEZAHLUNG>: Zahlungsziel in Tagen.
  • <TAGESKONTO>: Skontofrist in Tagen.
  • <AUFTNR>, <KUNDENNR>, <RECHNR>: Auftrags-Nr., Kunden-Nr. und Rechnungs-Nr.
  • <INHABER_1>, <BANK_1>, <KONTONR_1>, <BLZ_1>, <IBAN_1>, <BIC_1>: Kontoinformationen Ihrer hinterlegten Firmenbankverbindung.
  • <IDENTIFIER_1>: Gläubiger-Id. Ihrer Firmenbankverbindung.
  • <SEPAMANDAT>, <IBAN_LASTSCHRIFT>, <BIC_LASTSCHRIFT>, <BANK_LASTSCHRIFT>: SEPA-Mandatsdaten und Bankdaten des Kunden für Lastschriften.

Die SEPA-Mandatsdaten werden nur geladen, wenn der Text einen Lastschrift-Platzhalter wie <SEPAMANDAT> oder <IBAN_LASTSCHRIFT> enthält. Sind beim Kunden keine passenden Mandatsdaten hinterlegt, bleiben diese Platzhalter im Ergebnis leer.

Praxisbeispiele für Zahlungstexte

Die folgenden Beispiele können Sie als Ausgangspunkt für den Rechnungs- oder Auftragstext verwenden und an Ihre Formulierungen anpassen.

30 Tage netto mit Skonto

<BETRAG> <WAEHRUNG> zahlbar rein netto bis zum <ZAHLDAT>. Bei Zahlung bis zum <SKONTODAT> können Sie <SKONTO>% Skonto abziehen und zahlen nur <BETRAGSKONTO> <WAEHRUNG>.

Kurz und sachlich

Bitte überweisen Sie <BETRAG> <WAEHRUNG> innerhalb von <TAGEZAHLUNG> Tagen bis zum <ZAHLDAT>.

Überweisung mit Bankverbindung

Bitte überweisen Sie <BETRAG> <WAEHRUNG> bis zum <ZAHLDAT> auf unser Konto bei der <BANK_1>, IBAN <IBAN_1>, BIC <BIC_1>. Verwendungszweck: Rechnung <RECHNR>, Kunde <KUNDENNR>.

Vorkasse

Bitte überweisen Sie den Betrag von <BETRAG> <WAEHRUNG> unter Angabe der Auftragsnummer <AUFTNR> auf unser Konto <IBAN_1>. Die Lieferung erfolgt nach Zahlungseingang.

Barzahlung

Der Rechnungsbetrag von <BETRAG> <WAEHRUNG> wurde bar bezahlt. Vielen Dank.

SEPA-Lastschrift

Wir ziehen den Betrag von <BETRAG> <WAEHRUNG> zum Fälligkeitsdatum <ZAHLDAT> per SEPA-Lastschrift ein. Mandatsreferenz: <SEPAMANDAT>, Gläubiger-Id: <IDENTIFIER_1>. Belastetes Konto: <IBAN_LASTSCHRIFT> bei <BANK_LASTSCHRIFT>.

PayPal oder externer Zahlungsdienst

Der Betrag von <BETRAG> <WAEHRUNG> ist über den vereinbarten Zahlungsdienst zu zahlen. Bitte geben Sie bei Rückfragen die Rechnungsnummer <RECHNR> an.

Englischer Zahlungshinweis

Please pay <BETRAG> <WAEHRUNG> by <ZAHLDAT>. If payment is received by <SKONTODAT>, you may deduct <SKONTO>% cash discount and pay <BETRAGSKONTO> <WAEHRUNG>.

Zahlungsbedingung und Zahlungsart

Eine Zahlungsbedingung beschreibt das Wann und die Bedingungen der Zahlung: Zahlungsziel, Skonto, Vorkasse, Lastschrift, Barzahlung, Mahnfrist und Drucktexte. Sie wird typischerweise im Auftrag, Angebot, Kunden oder Lieferanten hinterlegt.

Eine Zahlungsart beschreibt dagegen das Wie der Zahlung: z.B. Überweisung, PayPal, Amazon, Barzahlung oder ein Bankkonto. Zahlungsarten werden beim Buchen von Rechnungen und beim Zahlungsabgleich verwendet. Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe Zahlungsarten.

Beispiel: "30 Tage netto, 10 Tage 2% Skonto" ist eine Zahlungsbedingung. "Überweisung Bankkonto" oder "PayPal" ist eine Zahlungsart.

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