Ratgeber · Softwareauswahl vorbereiten
Lastenheft für Warenwirtschaft und ERP: klar statt kompliziert.
Ein gutes Lastenheft beschreibt, was Ihre neue Software im Alltag leisten soll. Es hilft Ihrem Team, Anforderungen abzustimmen, und gibt Anbietern eine gemeinsame Grundlage für Angebote und Vorführungen. Dafür muss es kein umfangreiches Fachbuch werden.
Hier erfahren Sie, welche Formen eines Lastenhefts sich anbieten, wie Sie den passenden Detailgrad finden und wie ein Anforderungskatalog für ein Warenwirtschaftssystem (WWS) oder ERP-System aufgebaut sein kann.
Was ist ein Lastenheft für Software?
Ein Software-Lastenheft hält die Erwartungen des Auftraggebers fest: Welche Aufgaben soll die Anwendung unterstützen, welche Ziele sollen erreicht werden und welche Rahmenbedingungen sind zu beachten? Es beschreibt die benötigten Ergebnisse aus Sicht des Unternehmens.
Für eine Warenwirtschaft können das etwa verlässliche Lagerbestände, ein durchgängiger Ablauf vom Angebot bis zur Rechnung oder weniger doppelte Dateneingaben sein. Bei einem ERP-Projekt kommen je nach Umfang weitere Bereiche hinzu, beispielsweise Fertigungsplanung, Finanzwesen oder Projektabrechnung.
Lastenheft, Anforderungskatalog und Pflichtenheft
- Lastenheft
- Beschreibt den Bedarf: Ziele, Ausgangslage, Anforderungen und Grenzen des Projekts. Die fachlichen Inhalte kommen aus Ihrem Unternehmen.
- Anforderungskatalog
- Ist die geordnete Liste der einzelnen Anforderungen, häufig als Tabelle mit Prioritäten und Kommentaren. Er kann den Kern des Lastenhefts bilden; das Projektprofil liefert den nötigen Zusammenhang.
- Pflichtenheft
- Beschreibt, wie der Anbieter die abgestimmten Anforderungen konkret umsetzen will. Es entsteht auf Grundlage der geklärten Anforderungen und ergänzt diese um die geplante Lösung.
Auch das Mittelstand-Digital Zentrum Berlin ordnet den Anforderungskatalog der Vorbereitung der ERP-Auswahl zu und das Pflichtenheft den konkreten Lösungsvorschlägen des Anbieters: So finden Sie das passende ERP-System.
Ein Lastenheft muss deshalb normalerweise nicht festlegen, wo jedes Eingabefeld auf dem Bildschirm sitzt oder wie die Datenbank programmiert wird. Bestehende technische Vorgaben gehören dennoch hinein, wenn sie für Ihr Unternehmen erforderlich sind – etwa eine festgelegte Schnittstelle zu einem vorhandenen System.
Drei sinnvolle Varianten eines Lastenhefts
Die folgenden Varianten sind praktische Arbeitsformen. Sie lassen sich kombinieren und im Projektverlauf erweitern. Wählen Sie die Form danach, welche Entscheidung Sie als Nächstes treffen möchten.
01 · Kompakt
Projektprofil mit Anforderungsliste
Eine kurze Beschreibung des Unternehmens, die wichtigsten Ziele und eine priorisierte Tabelle. Geeignet für überschaubare Vorhaben mit überwiegend üblichen Geschäftsabläufen.
Beispiel: Ein Handelsbetrieb benötigt Artikelverwaltung, Aufträge, Rechnungen und eine einfache Bestandsführung.
02 · An Abläufen orientiert
Lastenheft mit Prozessbeispielen
Der Anforderungskatalog wird um wichtige Geschäftsfälle ergänzt: Wer erledigt welche Aufgabe, welche Daten werden benötigt und welches Ergebnis wird erwartet?
Beispiel: Ein Auftrag wird aus zwei Lagern beliefert; die Restmenge bleibt offen und wird später versendet.
03 · Ausführlich
Lastenheft für komplexe Projekte
Zusätzlich werden Datenflüsse, Mengengerüste, Rollen, Schnittstellen, Sonderfälle und überprüfbare Kriterien beschrieben. Sinnvoll bei vielen Beteiligten, Integrationen oder individuellen Erweiterungen.
Beispiel: Mehrere Standorte, Fertigung und Onlineshops sollen mit einer bestehenden Finanzlösung zusammenarbeiten.
Auch das Dateiformat darf einfach bleiben: Word eignet sich für Erläuterungen und Prozessbeschreibungen, eine Tabelle für viele Anforderungen und Anbieterantworten. Ein PDF hält einen bestimmten Bearbeitungsstand für die Weitergabe fest. Entscheidend sind ein eindeutiger Stand und konsistente Inhalte.
Wie detailliert sollte ein ERP-Lastenheft sein?
Der passende Detailgrad hängt von den Folgen eines Missverständnisses ab. Bei einem vertrauten Standardablauf reicht oft eine kurze Anforderung. Wenn eine Besonderheit über die Eignung der Software entscheidet, muss sie genauer beschrieben werden.
Welche Fähigkeit brauchen wir?
„Mehrere Lager verwalten.“Was bedeutet das bei uns?
„Bestände für drei Lager getrennt anzeigen und zwischen ihnen umbuchen.“Woran erkennen wir die Erfüllung?
„Nach einer Umbuchung von fünf Stück sind beide Lagerbestände und die Bewegung nachvollziehbar aktualisiert.“Für die Vorauswahl reichen ein klares Projektprofil und die entscheidenden Anforderungen häufig als Einstieg. Vor einer konkreten Beauftragung oder Umsetzung sollten kritische Abläufe, Datenübernahmen, Integrationen und noch offene Annahmen gemeinsam geklärt werden.
Wo zusätzliche Details besonders helfen
- Mengen und Gleichzeitigkeit: Wie viele Artikel, Belege, Standorte und gleichzeitig arbeitende Benutzer sind zu erwarten?
- Schnittstellen: Welche Systeme tauschen welche Daten aus? In welche Richtung, wie häufig und mit welcher Fehlerbehandlung?
- Sonderfälle: Was passiert bei Teillieferungen, Retouren, fehlendem Material oder abweichenden Freigaben?
- Betrieb und Einführung: Welche Unterbrechungen sind vertretbar? Welche Daten, Schulungen und Zuständigkeiten werden zum Start benötigt?
So kann ein Lastenheft für Software aufgebaut sein
Die folgende Gliederung eignet sich als Ausgangspunkt. Für eine kleine Warenwirtschaft können mehrere Kapitel zusammengefasst werden. Bei einem umfangreichen ERP-Projekt lassen sich einzelne Bereiche in Anlagen vertiefen.
| Abschnitt | Was gehört hinein? | Bezug zur Warenwirtschaft oder zum ERP |
|---|---|---|
| 1. Projekt und Unternehmen | Projektname, Ansprechpartner, Version, Branche, Standorte und Benutzer. | Handelsbetrieb mit drei Lagern und acht geplanten ERP-Benutzern. |
| 2. Ausgangslage und Ziele | Heutige Arbeitsweise, Probleme und erwartete Verbesserungen. | Auftragsdaten werden doppelt erfasst; Lagerbestände sollen zentral verfügbar sein. |
| 3. Umfang und Abgrenzung | Welche Bereiche werden eingeführt? Was folgt später oder bleibt außerhalb? | Verkauf, Einkauf und Lager zum Start; vorhandene Finanzbuchhaltung bleibt bestehen. |
| 4. Abläufe und Funktionen | Priorisierte Anforderungen, wichtige Geschäftsfälle und Besonderheiten. | Vom Angebot über Teillieferungen bis zur Rechnung; Rücknahme retournierter Ware. |
| 5. Daten und Schnittstellen | Datenquellen, Umfang der Übernahme und Verbindungen zu anderen Systemen. | Artikel- und Kundenimport, Shopanbindung, Übergabe an die Finanzbuchhaltung. |
| 6. Technik, Sicherheit und Betrieb | Betriebsmodell, Berechtigungen, Leistung, Sicherung und Wiederherstellung. | Zugriff für Lager und Vertrieb, getrennte Rechte und ein abgestimmtes Sicherungskonzept. |
| 7. Einführung und Betreuung | Zeitrahmen, Verantwortliche, Schulung, Testphase und Unterstützungsbedarf. | Probeimport, Einweisung der Benutzer und begleiteter Start. |
| 8. Bewertung und offene Fragen | Erfüllungskriterien, Anbieterantworten, Annahmen und noch zu klärende Punkte. | Demo mit eigenen Beispielaufträgen; Kennzeichnung von Standardumfang und Zusatzaufwand. |
Welche Themen gehören speziell in ein Warenwirtschaft-Lastenheft?
Gehen Sie am besten entlang des Waren- und Belegflusses vor: Stammdaten → Einkauf → Wareneingang → Lager → Verkauf → Versand → Rechnung. Prüfen Sie zusätzlich Rücksendungen, Inventur und die benötigten Auswertungen. So werden Zusammenhänge sichtbar, die eine reine Funktionsliste leicht verdeckt.
Ein Lager benötigt beispielsweise möglicherweise Seriennummern oder Chargen, ein anderer Betrieb vor allem einfache Bestandsbuchungen. Im Verkauf können Preisregeln, Teilmengen und unterschiedliche Lieferadressen entscheidend sein. Nehmen Sie nur die Themen auf, die zu Ihrem Geschäft passen.
Was kommt bei einem ERP-Lastenheft hinzu?
Bei einem ERP-System betrachten Sie die zusätzlich eingebundenen Unternehmensbereiche und ihre Verbindungen. Dazu können Fertigung mit Stücklisten und Materialbedarf, Finanzwesen, Service, Projekte oder Personal gehören. Legen Sie jeweils fest, ob der Bereich Teil der neuen Lösung wird oder über eine Schnittstelle angebunden bleibt. Ein ERP-Lastenheft muss nicht automatisch jedes denkbare ERP-Modul verlangen.
Anforderungen formulieren: konkret, verständlich und überprüfbar
Eine hilfreiche Anforderung verbindet eine Aufgabe mit dem erwarteten Ergebnis. Ergänzen Sie Mengen, Bedingungen oder ein Beispiel, wenn sie für Ihr Projekt relevant sind. Die folgenden Formulierungen sind Beispiele und keine Funktionszusagen für eine bestimmte Software.
| Noch zu allgemein | Konkreter für das eigene Projekt |
|---|---|
| „Die Lagerverwaltung muss gut sein.“ | „Bestände sollen für drei Lager getrennt geführt werden. Umbuchungen müssen mit Artikel, Menge, Quelllager und Ziellager nachvollziehbar sein.“ |
| „Die Software soll Teillieferungen können.“ | „Aus einem Auftrag über zehn Stück sollen zunächst sechs geliefert werden können. Die offene Menge von vier Stück muss sichtbar und später lieferbar bleiben.“ |
| „Wir brauchen eine Shop-Schnittstelle.“ | „Bestellungen aus unserem bestehenden Shop sollen mit Positionen und Lieferadresse übernommen werden. Doppelte Übernahmen müssen erkennbar verhindert werden; Fehler sollen für die Bearbeitung sichtbar sein.“ |
| „Das System muss schnell sein.“ | „Die Artikelsuche soll bei 30.000 Artikeln und acht gleichzeitig arbeitenden Benutzern unter vereinbarten Testbedingungen innerhalb von zwei Sekunden Ergebnisse anzeigen.“ |
MUSS, SOLL und KANN bewusst vergeben
MUSSOhne diese Anforderung ist die Lösung für den vereinbarten Einsatz nicht geeignet.
SOLLDie Anforderung ist wichtig. Ein Kompromiss ist nach bewusster Abwägung möglich.
KANNDie Funktion ist wünschenswert, aber für den geplanten Start nicht entscheidend.
Markieren Sie unpassende Punkte als nicht relevant oder lassen Sie sie weg. Eine noch ungeklärte Anforderung sollte als offen erkennbar bleiben. Wenn fast alles MUSS ist, prüfen Sie gemeinsam, welche Punkte tatsächlich unverzichtbar sind und welche erst in einer späteren Phase benötigt werden.
Für den Anbietervergleich genügen zunächst Spalten für ID, Anforderung, Priorität, Kommentar und Anbieterantwort. Fragen Sie bei wichtigen Punkten zusätzlich, ob die Umsetzung im Standard, durch Einrichtung, durch ein Zusatzmodul oder nur durch individuelle Entwicklung möglich ist. Damit wird aus einem einfachen „Ja“ eine verwertbare Antwort.
In fünf Schritten zu einem überschaubaren Lastenheft
- Ziel und Projektgrenze festlegen. Notieren Sie, was die neue Software verbessern soll und was zum ersten Einführungsschritt gehört.
- Die beteiligten Bereiche einbeziehen. Sammeln Sie Anforderungen dort, wo täglich mit Kunden, Belegen, Artikeln und Beständen gearbeitet wird.
- Wichtige Abläufe und Ausnahmen beschreiben. Nutzen Sie konkrete Geschäftsfälle. Prüfen Sie dabei auch, ob heutige umständliche Abläufe vereinfacht werden können.
- Priorisieren und kürzen. Fassen Sie doppelte Punkte zusammen, streichen Sie unpassende Vorlageninhalte und ergänzen Sie fehlende Rahmenbedingungen.
- Gemeinsam prüfen und einen Stand festhalten. Lassen Sie die betroffenen Kollegen bestätigen, dass ihre wichtigsten Anforderungen verständlich erfasst sind. Nutzen Sie denselben Stand für die Gespräche mit Anbietern.
Von der Vorbereitung zum eigenen Dokument
ERP Lastenheft erstellen – kostenlos als PDF und Word
Mit dem interaktiven Lastenheft-Tool von Hyreka stellen Sie Ihren eigenen Anforderungskatalog zusammen. Sie beginnen mit optionalen Projektangaben, wählen relevante Bereiche und bewerten die Anforderungen mit MUSS, SOLL oder KANN.
- Vorhandene Anforderungen auswählen und mit Kommentaren konkretisieren.
- Eigene Anforderungen pro Bereich oder unter „Weitere Anforderungen“ ergänzen.
- Die Auswahl prüfen und als PDF oder bearbeitbare Word-Datei herunterladen.
- Den Entwurf im Browser weiterbearbeiten oder als Datei sichern und später wieder laden.
Der Katalog verbindet den Funktionsumfang von Hyreka mit zusätzlichen allgemeinen ERP-Anforderungen, etwa zu Finanzbuchhaltung, Personal, Sicherheit und Einführung. Wählen Sie passende Themen aus und ergänzen Sie die Besonderheiten Ihres Unternehmens. Das erzeugte Lastenheft enthält keine Zusage, dass Hyreka oder ein anderer Anbieter die ausgewählten Anforderungen erfüllt. Projektbezogene Details zu Schnittstellen, Datenübernahme oder Einführung können Sie anschließend weiter ausarbeiten.
Häufige Fragen zum Warenwirtschaft- und ERP-Lastenheft
Braucht ein kleiner Betrieb ein Lastenheft?
Eine kurze schriftliche Grundlage ist auch bei kleinen Vorhaben hilfreich. Unternehmensprofil, Ziele, wichtigste Abläufe und eine priorisierte Anforderungsliste können dafür genügen. Der Umfang sollte zur Aufgabe passen.
Wie viele Seiten sollte ein Lastenheft haben?
Es gibt keine für alle Softwareprojekte sinnvolle Seitenzahl. Entscheidend ist, ob Beteiligte den Bedarf verstehen und wichtige Unterschiede zwischen möglichen Lösungen erkennen können. Beschreiben Sie kritische Punkte genauer und halten Sie übliche Abläufe kurz.
Reicht eine Excel-Tabelle als Lastenheft aus?
Eine Tabelle kann den Anforderungskatalog gut abbilden. Ergänzen Sie zumindest Ziele, Ausgangslage und Rahmenbedingungen, etwa auf einem eigenen Tabellenblatt oder in einem kurzen Begleitdokument. Eine reine Liste von Funktionsnamen lässt häufig zu viel Raum für unterschiedliche Auslegungen.
Wer sollte das Lastenheft schreiben?
Eine Person sollte die Inhalte zusammenführen und den Bearbeitungsstand pflegen. Die fachlichen Anforderungen sollten aus den betroffenen Bereichen kommen. IT, Projektleitung oder externe Beratung können beim Strukturieren und bei technischen Fragen unterstützen.
Worin unterscheiden sich WWS- und ERP-Lastenheft?
Ein WWS-Lastenheft konzentriert sich auf Warenbewegungen und zugehörige Geschäftsabläufe. Ein ERP-Lastenheft kann weitere Bereiche wie Fertigung, Finanzwesen oder Projekte einbeziehen. Die Grundstruktur bleibt ähnlich; der tatsächliche Projektumfang bestimmt die Inhalte.
Muss jede Anforderung bereits technisch gelöst sein?
Nein. Beschreiben Sie zuerst den benötigten Nutzen und das erwartete Verhalten. Technische Vorgaben nehmen Sie auf, wenn sie feststehen und erforderlich sind. Wie die Software den übrigen Bedarf umsetzt, wird mit dem Anbieter geklärt.
