Bankbelege importieren

Bankbelege können als CSV-Datei importiert werden. Sie haben die Möglichkeit aus vorgegebenen Vorlagen für Amazon und PayPal zu wählen oder eigene Formate zu definieren. Dazu benötigen Sie eine CSV-Datei mit Feldern die mindestens die folgenden Informationen enthalten:

  • Datum der Buchung
  • Verwendungszweck
  • Betrag

Um den Import zu starten, öffnen Sie zunächst den Zahlungsabgleich über das Menü unter Buchhaltung -> Zahlungsabgleich und klicken Sie anschließend auf den Button Importieren.

Bankbelege und Zahlungen importieren

Vorlage auswählen

Wenn Sie bereits Vorlagen erstellt haben oder eine der vorbereiteten Vorlagen verwenden möchten, wählen Sie diese aus dem Dropdown aus. In einer Vorlage sind Feld-Definition, Import-Einstellungen, Dateiname und Name der Bank gespeichert.

Vorlage auswählen

Wenn Sie eine Vorlage für eine neue Bank erstellen, müssen Sie zunächst eine neue Bankverbindung erstellen (Zahnrad oder im Menü unter Buchhaltung -> Bankverbindungen).

Vorlage erstellen

Um eine eigene Vorlage für Ihre Bankverbindung zu erstellen, klicken Sie unten auf den Button Neue Vorlage und vergeben Sie anschließend einen Namen für die Vorlage. Um die gewünschte Datei zu importieren, müssen Sie nun noch die Datei auswählen und die Import-Einstellungen sowie die Feldzuordnung treffen und abspeichern.

CSV Datei & Einstellungen

CSV Datei
  • Im Dateidialog wählen Sie die auf Ihrem Rechner gespeicherte Datei mit den Bankbelegdaten vom Typ .csv, .tab oder .txt aus.

    Falls die Datei nicht vorhanden ist wird das Feld mit dem Dateinamen rot hinterlegt und die Importfunktion wird deaktiviert.

Import-Einstellungen
  • Wenn die erste Zeile die Spaltennamen der CSV-Datei enthält, setzen Sie bei der Option Erste Zeile enthält Spaltenüberschriften den Haken.
  • Wenn die für Sie relevanten Daten erst ab einer bestimmten Zeile auftauchen, sollten Sie bei der Option beginnen bei Zeile die gewünschte Zeile einstellen.

    Beispiel: Wenn ihre Spaltenüberschriften in Zeile 9 der CSV-Datei stehen und die nachfolgenden Zeilen die zu importierenden Daten enthalten, wählen Sie bei der Option beginnen bei Zeile die 9 aus und setzen Sie den Haken bei Erste Zeile enthält Spaltenüberschriften.

  • Um die Inhalte richtig zu importieren und die Spaltennamen zu ermitteln müssen Sie bei der Option Trennzeichen das richtige Trennzeichen der CSV-Datei aus der Liste auswählen.
  • Falls Sonderzeichen und Umlaute nicht richtig importiert werden, ändern Sie die Kodierung.
  • Falls die Zahlungen in Ihrer Datei absteigend sortiert sind, d.h. neuste Zahlungen oben stehen, setzen Sie den Haken bei Zahlungen in umgekehrter Reihenfolge importieren.
  • Wenn Sie nach dem Import in einem Unterordner eine Kopie der Datei anlegen möchten, setzen Sie den Haken bei Belegdatei nach Import archivieren.
  • Falls Sie die CSV-Datei nach dem Import löschen möchten, setzen Sie den Haken bei Belegdatei nach Import löschen.
  • Falls Sie bestimmte Wörter aus dem Verwendungszweck entfernen möchten, tragen Sie diese durch ein Komma getrennt bei VWZ-Filter ein.

Import-Einstellungen

Die Option Erste Zeile enthält Spaltenüberschriften bezieht sich immer auf die erste Zeile ab der Sie importieren möchten, nicht zwangsläufig auf die erste Zeile der CSV-Datei.

Wenn Sie Ihre Datei mithilfe der Option Belegdatei nach Import löschen löschen, wird diese Datei endgültig gelöscht und ist nicht mehr wiederherstellbar.

Feldzuordnungen

  • Weisen Sie nun den Feldern in der Datenbank-Tabelle die entsprechenden Spalten ihrer CSV-Datei zu.
  • Die Liste aus der Sie auswählen können basiert auf der Option beginnen bei Zeile und der Option Trennzeichen.

Feldzuordnung

Sollte die Liste nicht die, ihrer Meinung nach, korrekten Einträge anzeigen, überprüfen Sie ob das richtige Trennzeichen und die richtige Startzeile ausgewählt ist, denn die Liste aktualisiert sich jedesmal wenn Sie die Zeile/das Trennzeichen/die Vorlage oder die Datei ändern.

Feldbeschreibung:

  • Buchungsdatum* wird intern für den Zahlungsabgleich verwendet
  • Betrag* ohne Abzug von Gebühren
  • Verwendungszweck* enthält idealerweise Rechnungs-Nr. oder Kunden-Nr.
  • Absender name des Kunden oder Lieferanten
  • Saldo / Kontostand
  • Umsatzart z.B. Überweisung, Abbuchung, Gutschrift
  • Werstellung Datum der Werstellung
  • Währung wenn nicht definiert, wird EUR verwendet
  • Bemerkung Hinweis des Absenders, z.B. bei PayPal Zahlungen
  • Verwendungszweck 2-5 werden zu einem gemeinsamen VWZ zusammengefasst
  • Transaktionsgebühr z.B. bei Amazon oder PayPal
  • Transaktionsnummer eindeutige ID der Zahlung
  • Ebay-Name vereinfacht den automatischen Zahlungsabgleich
  • E-Mail vereinfacht den automatischen Zahlungsabgleich

Zahlungen importieren

Wenn Sie die CSV-Datei nun importieren möchten, klicken Sie auf Importieren. Sobald der Vorgang abgeschlossen ist, öffnet sich eine Dialogbox die Auskunft darüber gibt ob der Import erfolgreich war oder ob es Fehler gab.

Während des Imports erfolgt ein Doppelabgleich, um sicherzustellen, dass Zahlungen nicht mehrfach importiert werden, z.B. bei sich tageweise überschneidenden Auszügen.

Wenn kein Datensatz importiert werden konnte, ist eine mögliche Ursache, dass Sie einen Fehler bei der Feldzuordnung gemacht haben, bspw. dem Buchungsdatum eine Spalte mit dem Betrag zugeordnet haben. Aufgrund von inkompatiblen Datentypen kann kein Datensatz importiert werden.

Wenn nur bei einem Datensatz ein Fehler auftritt ist es wahrscheinlich, dass Sie den Haken bei Erste Spalte enthält Spaltenüberschriften nicht gesetzt haben. Denn das Programm versucht einen Datensatz mit den Spaltenüberschriften in die Tabelle zu schreiben und es entsteht ein Fehler aufgrund von inkompatiblen Datentypen.

Wenn sich zwei Datensätze bis auf das Saldo nicht unterscheiden, müssen Sie, um zu garantieren das beide Datensätze importiert werden, dem optionalen Feld Saldo in der Benutzeroberfläche die jeweilige Spalte aus der CSV-Datei zuweisen.

PayPal importieren

Melden Sie sich zunächst in Ihrem PayPal-Konto an, um einen Aktivitäten-Bericht herunterzuladen. Klicken Sie dazu auf Berichte und anschließend auf Aktivitäten herunterladen. Wählen Sie bei Transaktionstyp die Einstellung Guthaben-relevant, einen Datumsbereich und das Format CSV aus.

Klicken Sie nun auf Bericht erstellen, damit er wenige Zeit später in der Liste unterhalb heruntergeladen werden kann.

PayPal Aktivitäten-Bericht herunterladen

Falls Sie den eBay-Namen ebenfalls importieren möchten, müssen Sie die Einstellungen der Download-Felder anpassen. Setzen Sie dazu unter Auktionsdetails den Haken bei Käufer-ID. Anschließend müssen Sie noch die mitgelieferte Import-Vorlage anpassen, indem Sie die Feldzuordnung für Bemerkung und Ebay-Name neu festlegen, da sich nun die Anzahl und Reihenfolge der Spalten innerhalb der Datei geändert hat.

PayPal Käufer-ID (eBay-Name) hinzufügen

Nachdem Sie die Datei heruntergeladen haben, wählen Sie die PayPal-Vorlage und Import-Datei aus. Nehmen Sie evtl. Änderungen zur Löschung und Archivierung der Datei vor und starten Sie den Import.

PayPal-Import mit Käufer-ID (eBay-Name)

Amazon importieren

Melden Sie sich zunächst mit Ihrem Konto in der Amazon Seller-Central an. Klicken Sie dann auf Berichte und wiederum auf Transaktionsansicht. Stellen Sie nun den Abrechnungszeitraum ein und klicken Sie auf den Button Herunterladen.

Amazon Transaktionsbericht herunterladen

Nachdem Sie die Datei heruntergeladen haben, wählen Sie die Amazon-Vorlage und Import-Datei aus. Nehmen Sie evtl. Änderungen zur Löschung und Archivierung der Datei vor und starten Sie den Import.

Amazon Transaktionsbericht importieren