Hilfe: Artikeldaten importieren

Mit dem Datenimport können Sie Artikeldaten aus Ihrer alten Warenwirtschaft, Datenbank, Tabellekalkulation oder direkt von Ihrem Lieferanten in die Hyreka Warenwirtschaft importieren. Dazu müssen Ihre Artikeldaten als CSV-Datei vorliegen. Sie können den Import zur Neuerstellung aber auch zur Aktualisierung bestehender Artikeldaten verwenden, z.B. Aktualisierung der Einkaufspreise oder Rabatte. Eine Beispieldatei können Sie hier runterladen:

Öffnen Sie den Datenimport

Menü -> Verwaltung -> Datenimport

1. CSV-Datei auswählen

1.1 Wählen Sie die CSV-Datei aus
  • Im Dateidialog wählen Sie die auf Ihrem Rechner gespeicherte Datei mit den Kundendaten vom Typ .csv oder .txt aus.
1.2 Spaltentrenner und Überschriften
  • Sie können angeben, ob Ihre Datei die Spaltenüberschriften in der ersten Zeile enthält. Wenn Sie die Möglichkeit haben, erstellen Sie die CSV-Datei bereits mit aussagekräftigen Spaltenbezeichnungen, dies vereinfacht die spätere Zuordnung.
  • Sie müssen einen Spaltentrenner (Trennzeichen in der CSV-Datei) vorgeben. Das Programm ermittelt den Trenner automatisch beim Laden der Datei - in den wenigsten Fällen müssen Sie hier eine Änderung vornehmen.
  • Wenn alles geklappt hat, sollten Sie nun Ihre Daten in einer Tabellenansicht sehen können, falls nicht probieren Sie einen anderen Texttrenner.
  • Klicken Sie auf Weiter

In der Vorschau werden nur die ersten 10 Zeilen der Importdatei angezeigt.

CSV-Datei mit Artikeldaten laden

2. Importvorlage wählen

  • Wählen Sie die Importvorlage Artikel aus.
  • Klicken Sie auf Weiter
Importvorlage wählen

3. Feldzuordnung

3.1 Identifizierung der Artikel
  • Ein Artikel wird anhand der Artikelnummer eindeutig indentifiziert.
  • Wenn Sie neue Artikelnummern erzeugen möchten, wählen Sie für das Feld Artikelnummer den Wert -- Autom. -- aus (siehe Hilfe: Nummernkreise anpassen).
  • Wenn Sie bereits Artikelnummern vergeben haben oder bestehende Datensätze aktualisieren möchten, müssen Sie die Artikelnummer in der CSV-Datei dem Feld Artikelnummer zuordnen.
  • Mit der Auswahl Datensätze legen Sie fest, ob neue Artikel angelegt und oder bestehende aktualisiert werden sollen

3.2 Weitere Felder zuordnen
  • Nehmen Sie die Zuordnung der weiteren Felder vor, die Sie importieren möchten.
  • Sie können jedem Feld einen Festwert zuweisen, indem Sie bei Spalte -- Festwert -- auswählen und rechts bei Spezielle Werte zuweisen den Wert eintragen.
  • Sie können zu jedem Textfeld ein Prefix und Suffix vergeben.
  • Zu einem Zahlenfeld können Sie eine Berechnungsformel hinterlegen, die beim Import ausgeführt wird (z.B. *1.19).
  • Wenn Sie bestehende Datensätze aktualisieren, können Sie zu jedem Feld unter Import-Einstellungen festlegen, ob es überschrieben werden soll.

Spalten der CSV-Datei den Importfeldern zuordnen

Wenn Sie die Spaltenüberschriften in der CSV-Datei so nennen wie die Feldbezeichnung, können die Felder automatisch zugeordnet werden.

Feldbezeichnungen
  • Artikelnummer - (Pflichtfeld) zur Identifizierung, kann automatisch vergeben werden
  • Bezeichnung (1) - (Empfohlen) Artikelbezeichnung / Artikelname
  • Bezeichnung (2) - Zusätzliche Artikelinformationen
  • Bezeichnung (3)
  • Bezeichnung (4)
  • Bezeichnung EN - Englische Bezeichnung
  • Bemerkung - Interne Bemerkung
  • Beschreibungstext - Lange Artikelbeschreibung zusätzlich oder anstatt der Bezeichnung 1-4. Zeilenumbrüche können durch Linefeed chr(10) kodiert werden.
  • Info - Eigene interne Beschreibung oder Bemerkung. Zeilenumbrüche können durch Linefeed chr(10) kodiert werden.
  • VK-Preis brutto- Preis inklusive Steuer
  • VK-Preis netto- Preis ohne Steuer
  • Steuersatz - z.B. 19 oder 7
  • Mengeneinheit - Wählen Sie eine Bezeichnung wie unter Einstellungen -> Globale Einstellungen -> Einheiten
  • Warengruppe - Wählen Sie die Bezeichnung einer bestehenden Warengruppe (siehe Hilfe: Warengruppen
  • Rabattgruppe - 1-4, Sie können jedem Kunden Rabatt in einer der vier Gruppen vergeben
  • Lieferant - Kundennummer in der Hyreka Warenwirtschaft
  • Bestellnummer - Artikel-Nr. bei Ihrem Lieferanten
  • EK-Preis - Brutto Einkaufspreis ohne Steuer
  • EK-Rabatt
  • EK-TZ - (Teuerungszuschlag)
  • Lieferant 2 - Kundennummer in der Hyreka Warenwirtschaft
  • Bestellnummer 2 - Artikel-Nr. bei Ihrem Lieferanten
  • EK-Preis 2 - Brutto Einkaufspreis ohne Steuer
  • EK-Rabatt 2
  • EK-TZ 2 - (Teuerungszuschlag)
  • MEK - (Mittlerer Einkaufspreis)
  • Bestellmenge - Übliche Bestellmenge
  • Verpackungseinheit - Gebindemenge des Lieferanten
  • Lagerbestand
  • Meldebestand
  • Mindestbestand
  • Lagerort
  • Gewicht - in kg
  • Versangewicht - in kg
  • Lieferzeit (Tage)
  • EAN - Wenn Sie unter Einstellungen -> Firma Ihre EAN-Basis-Nr. eingetragen haben, wird zu jedem neuen Artikel eine EAN-Nr. generiert. Lassen Sie dazu das EAN-Feld in der Zuordnung leer.
  • Hersteller-Nr. - z.B. eine original Ersatzteilnummer
  • Barcode - Zusätzliche Identifizierung, z.B. von einem Barcode
  • Zolltarifnummer - 8-stellig
  • Ursprungsland - Zweistelliger ISO Ländercode, z.B. DE für Deutschland
  • Länge - Abmessung in Maßeinheit
  • Breite - Abmessung in Maßeinheit
  • Höhe - Abmessung in Maßeinheit
  • Maßeinheit - Längeneinheit der Abmessung (Länge, Breite, Höhe), z.B. cm
  • Status - Das Wort "Inaktiv", deaktiviert den Artikel

Wenn Sie die Zuordnung vorgenommen haben, klicken Sie auf Weiter.

4. Vorschau

  • In der Vorschau können Sie kontrollieren ob ein neuer Datensatz erstellt wird, oder ein bestehender aktualisiert wird.
  • Mit Nächster Datensatz können Sie durch die Artikeldatensätze blättern.
  • Klicken Sie auf Weiter wenn Ihnen alles okay erscheint.

Vorschau des Imports

5. Artikelimport starten

  • Das Loglevel steuert den Dataillierungsgrad der Protokollierung.
  • Sie können nun den Import starten indem Sie auf Importieren klicken.

Artikelimport starten

  • Während des Imports wird Ihnen der Fortschritt angezeigt.
  • Wenn der Import beendet wurde können Sie das Log speichern, um alle ausgeführten Änderungen auch nachträglich nachvollziehen zu können.

Artikelimport erfolgreich beendet

Sie Sollten nun Ihre Artikel in der Artikelliste finden.

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