Hilfe: Nummernkreise anpassen

Nummern identifizieren eindeutig Dokumente, Stammdaten und Vorgänge wie Rechnungen, Aufträge, Bestellungen, Kundennummern, Werksaufträge oder Chargen. Bei diesen "Nummern" muss es sich aber keineswegs nur um Zahlen handeln, auch Kürzel und Zeichen als Pre- oder Suffix sind geläufig. Jedesmal wenn Sie einen neuen Vorgang in der Warenwirtschaft erstellen, erzeugt Hyreka automatisch eine solche Nummer. Den Aufbau können Sie im Menü "Nummernkreise" festlegen.

Menü -> Einstellungen -> Definitionen -> Nummernkreise

Nummern als Gedächtnisstütze

Sie sind in der Gestaltung Ihrer Vorgangsnummern frei. Idealerweise können Sie bereits an der Nummer erkennen, ob es sich um einen Auftrag, Rechnungen, Kunden oder Artikel handelt. Gerade bei Aufträgen und Rechnungen bietet es sich an auch eine zeitliche Zuordnung treffen zu können, z.B. über das Jahr oder den Monat. Auch sollte die Nummer eine Zuordnung eingehender Zahlungen zu Auftrag und Rechnung ermöglichen.

Kein Wettbewerbsnachteil

Nummern müssen nicht wie häufig angenommen von 1 beginnend und lückenlos aufsteigend verlaufen. Wählen Sie z.B. eine hohe Nummer mit codierter Jahres- oder Monatszahl, um Ihren Kunden und Konkurrenten nicht auf den ersten Blick die Anzahl Ihrer bisherigen Aufträge zu verraten.

Nummernkreise anpassen

Sie können einzelne Nummernkreise anpassen, indem Sie die freigeschalteten Felder verändern. Die Nummernkreise sind in Register aufgeteilt, z.B. Belege / Stammdaten, Lager / Produktion und Verwaltung. Das Ergebnis sehen Sie sofort in der Vorschau rechts neben dem jeweiligen Nummernkreis.

  • Präfix: Wird der laufenden Nr. vorangestellt.
  • Aktuelle-Nr.: Legt den aktuellen Stand der laufenden Nummer fest. Die nächste automatisch vergebene Nummer baut darauf auf.
  • Länge: Füllt die laufende Nummer bei Bedarf mit führenden Nullen auf die angegebene Stellenzahl auf.
  • Suffix: Wird der laufenden Nr. nachgestellt.
  • Platzhalter: Werden automatisch durch den entsprechenden Wert, z.B. Jahreszahl ersetzt.
  • Vorschau: Zeigt, wie die nächste Nummer mit den aktuellen Einstellungen aussehen würde.

Im Register Belege / Stammdaten passen Sie u.a. Nummern für Auftrag, Angebot, Lieferschein, Rechnung, Bestellung, Artikel, Kunden und Lieferanten an.

Im Register Lager / Produktion legen Sie Nummernkreise für Werksaufträge, Chargen, Serien, Umlagerungen, Materialanforderungen und Lagerbewertungen fest.

Bei Änderungen im laufenden Betrieb: Stellen Sie sicher, dass keine doppelten Nummern vergeben werden. Eine spätere Änderung der laufenden Nummern nach unten ist nicht zulässig.

Gemeinsamer Nummernkreis

Hyreka bietet Ihnen die Möglichkeit einen gemeinsamen Nummernkreis mit Aufträgen zu nutzen. Damit entspricht der laufende Teil verbundener Belege immer der Auftrags-Nr. und ermöglicht so eine sehr einfache Zuordnung zwischen Auftrag, Lieferschein und Rechnung. Teilrechnungen werden mit "-1", "-2" gekennzeichnet. Wenn Sie Angebote erstellen oder Aufträge stornieren, entstehen bei diesem System "Lücken" in der Nummernabfolge der Rechnung. Falls Sie eine gemeinsame Nummerierung wünschen, müssen Sie den Haken bei Gemeinsamer Nummernkreis mit Aufträgen setzen. Für Kunden und Lieferanten kann ebenfalls ein gemeinsamer Nummernkreis genutzt werden.

Platzhalter

Platzhalter werden von Hyreka durch den entsprechenden Wert ersetzt.

  • <J> Aktuelles Jahr 4-stellig
  • <j> Aktuelles Jahr 2-stellig
  • <M> Aktueller Monat 2-stellig
  • <T> Aktueller Tag 2-stellig
  • <S> Aktuelle Stunde
  • <m> Aktuelle Minute
  • <s> Aktuelle Sekunde

Beispiele (Juni 2026)

Präfix laufende Nummer Suffix Ergebnis
<j> 100   26100
RE 200   RE200
  100000 /<j> 100000/26
  100   100
<j><M> 200   2606200
LB 1 mit Länge 4   LB0001

 

Auftragsnummern

Die Auftragsnummer ist zugleich auch die AB-Nummer der Auftragsbestätigung. Wenn Sie die Einstellung für einen gemeinsamen Nummernkreis nutzen, dient die Auftragsnummer als führende Identifikation für verbundenen Vorgänge.

Angebotsnummern

Angebote können einen eigenen Nummernkreis verwenden oder mit dem Auftragsnummernkreis verbunden werden. Ein eigenes Präfix wie "AG" erleichtert die Unterscheidung von Aufträgen.

Rechnungsnummern

Für Rechnungen gelten besondere gesetzliche Anforderungen, so darf es jede Rechnungsnummer nur einmal in Ihrem Unternehmen vorkommen. Anders als häufig angenommen, muss diese Nummer aber nicht ausschließlich aus Zahlen bestehen und keineswegs lückenlos nummeriert sein.

Lieferscheine und Gutschriften

Lieferscheine und Gutschriften besitzen eigene Nummernkreise. Über Präfixe, Suffixe und Platzhalter können Sie diese Belege eindeutig von Rechnungen und Aufträgen abgrenzen.

Kundennummern

Die Kundennummer identifiziert in der Hyreka Warenwirtschaft einen Adressdatensatz. Für Kunden und Lieferanten können Sie getrennte Nummernkreise verwenden oder den gemeinsamen Nummernkreis mit Kunden aktivieren. Die Kundennummer darf im Gegensatz zu vielen anderen Nummern im Warenwirtschaftssystem nur aus Zahlen bestehen und die maximale Länge beträgt acht Ziffern.

Lieferantennummern

Lieferanten können automatisch eine eigene Lieferantennummer erhalten. Das ist besonders hilfreich, wenn Lieferanten unabhängig vom Kundennummernkreis verwaltet oder nach einem separaten Schema nummeriert werden sollen.

Artikelnummern

Wenn Sie einen neuen Artikel erstellen wird zunächst automatisch eine Artikelnummer erzeugt. Sie können diese Artikelnummer anschließend frei nach Ihren Wünschen verändern, z.B. "DA-Dachfolie".

Bestellungen

Identifiziert eine Bestellung die Sie bei einem Lieferanten ausgeführt haben. Der Lieferant wird die Bestell-Nr. bei Lieferung der Waren auf dem Lieferschein und der Rechnung ausweisen. Über die Bestell-Nr. können Sie anschließend den Wareneingang verbuchen.

Lager und Produktion

Im Register Lager / Produktion stehen eigene Nummernkreise für Werksauftrag, Charge, Serie, Umlagerung, Materialanforderung und Lagerbewertung zur Verfügung. Besonders bei Chargen und Serien empfiehlt sich eine Kombination aus Datumsplatzhaltern und fester Länge, damit Nummern eindeutig und gut sortierbar bleiben.

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