Hilfe: Nummernkreise anpassen

Nummern identifizieren eindeutig Dokumente und Vorgänge wie Rechnungen, Aufträge, Bestellungen, Kundennummern. Bei diesen "Nummern" muss es sich aber keineswegs nur um Zahlen handeln, auch Kürzel und Zeichen als Pre- oder Suffix sind geläufig. Jedesmal wenn Sie einen neuen Vorgang in der Warenwirtschaft erstellen, erzeugt Hyreka automatisch eine solche Nummer. Den Aufbau können Sie im Menü "Nummernkreise" festlegen.

Menü -> Einstellungen -> Globale Einstellungen -> Nummernkreise

Nummern als Gedächtnisstütze

Sie sind in der Gestaltung Ihrer Vorgangsnummern frei. Idealerweise können Sie bereits an der Nummer erkennen, ob es sich um einen Auftrag, Rechnungen, Kunden oder Artikel handelt. Gerade bei Aufträgen und Rechnungen bietet es sich an auch eine zeitliche Zuordnung treffen zu können, z.B. über das Jahr oder den Monat. Auch sollte die Nummer eine Zuordnung eingehender Zahlungen zu Auftrag und Rechnung ermöglichen.

Kein Wettbewerbsnachteil

Nummern müssen nicht wie häufig angenommen von 1 beginnend und lückenlos aufsteigend verlaufen. Wählen Sie z.B. eine hohe Nummer mit codierter Jahres- oder Monatszahl, um Ihren Kunden und Konkurrenten nicht auf den ersten Blick die Anzahl Ihrer bisherigen Aufträge zu verraten.

Nummernkreise anpassen

Sie können einzelne Nummern anpassen, indem Sie die freigeschalteten Felder verändern. Das Ergebnis können Sie in der Vorschau rechts neben der Nummer sehen.

  • Präfix: Wird der laufenden Nr. vorangestellt.
  • Suffix: Wird der laufenden Nr. nachgestellt.
  • Platzhalter: Werden automatisch durch den entsprechenden Wert, z.B. Jahreszahl ersetzt.

Hier können Sie die Nummernkreise an Ihre geschäftlichen Anforderungen anpassen

Bei Änderungen im laufenden Betrieb: Stellen Sie sicher, dass keine doppelten Nummern vergeben werden.

Gemeinsamer Nummernkreis

Hyreka bietet Ihnen die Möglichkeit einen gemeinsamen Nummernkreis mit Auftrag, Lieferschein und Rechnungen zu nutzen. Damit entspricht der laufende Teil der Rechnungs-Nr. immer der Auftrags-Nr. und ermöglicht so eine sehr einfache Zuordnung zwischen Auftrag, Lieferschein und Rechnung. Teilrechnungen werden mit "-1", "-2" gekennzeichnet. Wenn Sie Angebote erstellen oder Aufträge stormieren, entstehen bei diesem System "Lücken" in der Nummernabfolge der Rechnung. Falls Sie eine gemeinsame Nummerierung wünschen, müssen Sie den Haken bei Gemeinsamer Nummernkreis mit Aufträgen setzen.

Platzhalter

Platzhalter werden von Hyreka durch den entsprechenden Wert ersetzt.

  • <J> Aktuelles Jahr 4-stellig
  • <j> Aktuelles Jahr 2-stellig
  • <M> Aktueller Monat 2-stellig
  • <T> Aktueller Tag 2-stellig
  • <S> Aktuelle Stunde
  • <m> Aktuelle Minute

Beispiele (September 2017)

Präfix laufende Nummer Suffix Ergebnis
<j> 100   17100
RE 200   RE200
  100000 /<j> 100000/17
  100   100
<j><M> 200   1709200

 

Auftragsnummern

In der Hyreka Warenwirtschaft teilen sich Angebote, Aufträge, Rechnungen, Lieferscheine und Gutschriften einen Nummernkreis. Wenn Sie einen Auftrag mit anschließender Rechnung erstellen, so erhält die Rechnung die gleiche Nummer wie der Auftrag. Daher ist es wichtig der Rechnung ein zusätzliches Pre- oder Suffix zu vergeben. Dieses Nummernsystem erleichtert Ihnen die Zuordnung von Auftrag, Rechnung und Lieferschein und sparrt Zeit.

Rechnungsnummern

Für Rechnungen gelten besondere gesetzliche Anforderungen, so darf es jede Rechnungsnummer nur einmal in Ihrem Unternehmen vorkommen. Anders als häufig angenommen, muss diese Nummer aber nicht ausschließlich aus Zahlen bestehen und keineswegs lückenlos nummeriert sein.

Kundennummern

Die Kundennummer identifiziert in der Hyreka Warenwirtschaft einen Adressdatensatz. Dabei wird nicht zwischen Kunden und Lieferanten unterschieden. Die Kundennummer darf im Gegensatz zu allen anderen Nummer im Warenwirtschaftssystem nur aus Zahlen bestehen und die maximale Länge beträgt acht Ziffern.

Artikelnummern

Wenn Sie einen neuen Artikel erstellen wird zunächst automatisch eine Artikelnummer erzeugt. Sie können diese Artikelnummer anschließend frei nach Ihren Wünschen verändern, z.B. "DA-Dachfolie".

Bestellungen

Identifiziert eine Bestellung die Sie bei einem Lieferanten ausgeführt haben. Der Lieferant wird die Bestell-Nr. bei Lieferung der Waren auf dem Lieferschein und der Rechnung ausweisen. Über die Bestell-Nr. können Sie anschließend den Wareneingang verbuchen.