Rechnung aus einem Auftrag erstellen

1. Einleitung

Grundlage für Rechnung und Lieferschein ist immer ein Auftrag. Wenn Sie noch keinen Auftrag angelegt haben, beginnen Sie mit der Anleitung Auftrag / Angebot erstellen. Wenn ein Auftrag geliefert oder abgerechnet werden soll, öffnen Sie den Rechnungsdialog über die Schaltfläche Rechnung. Je nach Einstellung erzeugt Hyreka dabei eine Rechnung, einen Lieferschein, Druckdokumente und optional direkt eine E-Mail mit der Rechnung als PDF-Anhang.

Mit einer Rechnung wird automatisch ein Lieferschein erstellt, auch wenn Sie den Lieferschein nicht ausdrucken. Die Grundlage einer Rechnung ist in Hyreka immer ein Lieferschein. Sie können daher auch zuerst nur einen Lieferschein erzeugen und später aus einem oder mehreren Lieferscheinen eine Rechnung oder Sammelrechnung erstellen.

2. Rechnungsdialog öffnen

Öffnen Sie den Auftrag und klicken Sie auf Rechnung. Alternativ können Sie den Auftrag in der Auftragsliste markieren und dort ebenfalls die Rechnungsfunktion aufrufen. Die Funktion Auftrag verarbeiten ist davon getrennt: Sie setzt den Auftragsstatus und gibt Dokumente wie Packliste, Proforma-Rechnung, Auftragsbestätigung oder Label aus, erstellt aber keine Rechnung.

Im Auftrag starten Sie die Abrechnung über die Schaltfläche Rechnung.

3. Der Rechnungsdialog

Der Dialog fasst alle wichtigen Einstellungen für die Abrechnung zusammen. Oben prüfen Sie die Belegdaten, in der Mitte wählen Sie Druck-, Buchungs- und Versandoptionen, unten kontrollieren Sie die Positionen und Beträge. Mit Übernehmen werden die ausgewählten Aktionen ausgeführt.

Rechnungsdialog mit Kopfdaten, Ausgabeoptionen, Buchungsoptionen und Positionsliste.

3.1 Kopfdaten und Texte

• Rechnungs-Nr. - wird automatisch anhand der Nummernkreise vergeben. Ändern Sie die Nummer nur, wenn Sie bewusst eine abweichende Nummer verwenden müssen.
• Rechn.-Dat. - Rechnungsdatum. Es ist frei änderbar und wird auf der Rechnung ausgegeben.
• Lieferschein-Nr. - kann manuell vergeben werden, zum Beispiel bei nachträglich erfassten Handlieferscheinen.
• Lieferung am - Datum der Lieferung bzw. Leistungserbringung. Dieses Datum kann vom Rechnungsdatum abweichen.
• Bearbeitet - Mitarbeiter oder Bearbeiter, der auf dem Beleg bzw. intern zum Auftrag geführt wird.
• Zu Händen - Ansprechpartner beim Kunden, an den Rechnung oder Lieferschein adressiert werden.
• Schlusstext / Hinweis - freier Text unterhalb der Rechnung, zum Beispiel Lieferhinweise, interne Vereinbarungen oder ergänzende Zahlungsinformationen.

3.2 Drucken, buchen und versenden

• Drucken - wählen Sie aus, welche Dokumente direkt ausgegeben werden sollen, zum Beispiel Rechnung, Lieferschein oder Packliste.
• Lagerbestände abbuchen - reduziert die Bestände der gelieferten Artikel. Deaktivieren Sie diese Option nur, wenn die Ware nicht über diesen Vorgang ausgeliefert wird oder der Bestand bereits anderweitig gebucht wurde.
• Rechnung erzeugen - erstellt den Rechnungsbeleg im System. Wenn die Option deaktiviert wird, kann der Vorgang nur für Lieferung bzw. Lieferschein genutzt werden.
• Lieferschein als verschickt markieren - kennzeichnet den Lieferschein als versendet. Das hilft, erledigte, aber noch nicht verschickte Lieferscheine von vollständig abgewickelten Vorgängen zu unterscheiden.
• Rechnung per E-Mail senden - öffnet nach dem Erstellen das E-Mail-Fenster und hängt die Rechnung als PDF an.

3.3 Ausgabeeinstellungen vorbelegen

Über das Zahnradsymbol unten links im Rechnungsdialog öffnen Sie die Ausgabeeinstellungen. Dort legen Sie fest, welche Dokumente beim Buchen standardmäßig gedruckt, gebucht oder per E-Mail ausgegeben werden. Diese Voreinstellungen beschleunigen wiederkehrende Abläufe, weil die passenden Haken im Rechnungsdialog bereits gesetzt sind.

Ausgabeeinstellungen: Kombination aus Kundenvorgaben und eigenen Formular- bzw. Firmeneinstellungen.

Im Bereich Modus bestimmen Sie, welche Vorgaben angewendet werden:

• Nur Kundeneinstellungen verwenden - Hyreka übernimmt ausschließlich die beim Kunden hinterlegten Ausgabevorgaben.
• Nur eigene Formulareinstellungen verwenden - es werden nur die firmeninternen bzw. eigenen Formularvorgaben genutzt.
• Kundeneinstellungen und eigene Formulareinstellungen kombinieren - beide Vorgaben werden zusammengeführt. Das ist sinnvoll, wenn Ihre Firma immer ein eigenes Druckexemplar benötigt, einige Kunden zusätzlich ein Druckexemplar wünschen und andere Kunden nur eine Rechnung per E-Mail erhalten sollen.

Darunter wählen Sie die konkreten Aktionen: Im Bereich Drucken legen Sie fest, welche Belege als Ausdruck benötigt werden, zum Beispiel Rechnung, Lieferschein, Packliste, Paketlabel, Adresslabel, Artikellabel oder Zertifikat. Im Bereich Buchen bestimmen Sie, ob der Bestand gebucht und der Auftrag als geliefert markiert wird. Im Bereich E-Mail wählen Sie die per E-Mail zu versendenden Dokumente und die passende E-Mail-Vorlage.

3.4 Beträge und Positionen

• Rabatt - gewährt einen Rabatt auf den gesamten Auftrag bzw. die aktuell berechneten Positionen.
• Skonto - zieht Skonto direkt vom Rechnungsbetrag ab, zum Beispiel bei Barzahlung. Das ist nicht dasselbe wie das Skonto aus der Zahlungsbedingung, das nur eine mögliche spätere Skontozahlung beschreibt.
• Positionsliste - zeigt die Auftragspositionen. In der Spalte für die zu berechnende bzw. zu liefernde Menge legen Sie fest, ob der Auftrag vollständig oder nur teilweise abgerechnet wird.
• Summenbereich - zeigt die berechneten Netto-, Steuer- und Bruttobeträge. Prüfen Sie die Summen vor dem Übernehmen, besonders bei Rabatt, Skonto oder Teilmengen.

4. Standardfall: Auftrag vollständig abrechnen

Im Standardfall ist der Auftrag vollständig erledigt: Hyreka bucht die Lagerbestände der Artikel ab, erzeugt den Lieferschein, erstellt die Rechnung und markiert den Auftrag als erledigt. Die gewünschten Dokumente können direkt gedruckt oder die Rechnung per E-Mail verschickt werden.

• Prüfen Sie Rechnungsdatum, Lieferdatum, Ansprechpartner und Schlusstext.
• Wählen Sie unter Drucken die gewünschten Dokumente aus.
• Lassen Sie die Buchungsoptionen Lagerbestände abbuchen und Rechnung erzeugen aktiviert.
• Aktivieren Sie Lieferschein als verschickt markieren, wenn die Lieferung mit diesem Vorgang als versendet gelten soll.
• Aktivieren Sie Rechnung per E-Mail senden, wenn die Rechnung anschließend direkt versendet werden soll.
• Klicken Sie auf Übernehmen, um Rechnung, Lieferschein und die gewählten Ausgaben zu erstellen.

5. Nur Lieferschein erstellen

Wenn Ware bereits geliefert werden soll, die Rechnung aber erst später gestellt wird, erstellen Sie zunächst nur den Lieferschein. Dafür bleibt die Lieferung bzw. Bestandsbuchung aktiv, während die Rechnung noch nicht erzeugt wird. Die genaue Vorgehensweise beschreibt die Anleitung Lieferschein aus einem Auftrag erstellen. Aus den offenen Lieferscheinen kann später eine einzelne Rechnung oder eine Sammelrechnung erstellt werden.

Prüfen Sie in diesem Fall besonders, ob der Lieferschein als verschickt markiert werden soll. Diese Markierung ist hilfreich, wenn Sie zwischen nur erstellten und tatsächlich versendeten Lieferscheinen unterscheiden.

6. Teilrechnung oder Teillieferung erstellen

Wenn nur ein Teil des Auftrags geliefert und berechnet werden soll, ändern Sie in der Positionsliste die Menge in der Spalte berechnen bzw. die zu liefernde Menge. Hyreka erstellt dann eine Rechnung und einen Lieferschein nur über diese Teilmenge. Die restlichen Mengen bleiben für eine spätere Abrechnung im Auftrag offen.

Teilrechnung: In der Positionsliste wird nur die Menge eingetragen, die jetzt geliefert und berechnet werden soll.

• Tragen Sie bei jeder Position die Menge ein, die jetzt geliefert oder berechnet werden soll.
• Lassen Sie Positionen mit Menge 0 unverändert, wenn sie erst später geliefert werden.
• Prüfen Sie die Summe im unteren Bereich des Dialogs.
• Klicken Sie auf Übernehmen, um die Teilrechnung zu erstellen.

7. Nach dem Erstellen prüfen

Nach dem Übernehmen sollten Rechnung und Lieferschein im jeweiligen Bereich der Warenwirtschaft sichtbar sein. Wurde die Rechnung per E-Mail versendet, prüfen Sie vor dem Versand Empfänger, Betreff, Nachrichtentext und PDF-Anhang. Bei Teillieferungen kontrollieren Sie außerdem, ob die Restmengen weiterhin im Auftrag offen sind.