Lieferantenmahnung

Mit einer Lieferanten-, Liefer- oder Bestellmahnung unterrichten Sie Ihre Lieferanten über verspätete Lieferungen oder ausstehende Auftragsbestätigungen. Außerdem können Sie die Funktion nutzen, um offene Lieferungen für Ihre eigene Terminplanung zu überwachen.

Ausgangslage

Sie haben Bestellungen über das System ausgelöst und möchten nun die termingerechte Lieferung durch Ihre Lieferanten aktiv überwachen. Ist eine Lieferung verspätet oder es fehlt noch eine Auftragsbestätigung, können Sie den Lieferanten über den Lieferverzug unterrichten. Damit zunächst eine Mahnungsübersicht erstellt werden kann, müssen die folgenden Voraussetzungen erfüllt sein:

  • Auftragsbestätigungen und/oder Liefertermine werden eingepflegt
  • Lieferanten sind für Liefermahnungen freigeschaltet

Mahnbare Lieferungen anzeigen

  1. Öffnen Sie die Liefermahnung über Menü -> Einkauf -> Lieferantenmahnung

Liefermahnungen

  1. Bereich für Filtereinstellungen
  2. Auswahl Positionen / Bestellungen

Liste filtern

  1. Wählen Sie eine oder mehrere Filtereinstellungen aus, um die Anzeige sinnvoll einzugrenzen.
Es stehen die folgenden Einstellungen zur Verfügung:
  • Mahnen - Wählen Sie aus, ob Lieferverzug, Auftragsbestätigung, Nachlieferung oder alle Lieferungen angezeigt werden
  • Lieferant - Wählen Sie diese Option, wenn Sie ausschließlich Lieferungen eines Lieferanten anzeigen möchten
  • Bestell-Nr. - Wählen Sie diese Option, wenn Sie eine konkrete Bestellung anzeigen möchten
  • Datum von - Ausschließlich Bestellungen ab diesem Datum (Bestelldatum) anzeigen
  • Datum bis - Ausschließlich Bestellungen bis zu diesem Datum (Bestelldatum) anzeigen
Wenn mehrere Filter ausgewählt sind, gelten diese gemeinsam.

Bestellungen und Positionen wählen

  1. Wählen Sie die zu mahnenden Positionen eines Lieferanten aus, indem Sie die Positionen einzeln markieren oder mit rechter Maus eine der Auswahloptionen nutzen.
  2. Klicken Sie anschließend auf den Button Mahnung, um die eigentliche Liefermahnung zu erstellen.

Lieferungen wählen

Sie dürfen Positionen mehrerer Bestellungen aber immer nur eines Lieferanten auswählen.

Liefermahnung erstellen

In diesem Fenster können Sie die Liefermahnung nochmals prüfen und bearbeiten.

  1. Wählen Sie eine passende Textvorlage aus
  2. Ungewünschte Positionen können über das rote X unterhalb der Positionen entfernt werden
  3. Prüfen Sie das Dokument über die Vorschau
  4. Wählen Sie eine Aktion aus
  5. Klicken Sie auf Übernehmen um die Mahnung zu erstellen

Liefermahnung erstellen

In dieser Mahnung werden zwei Lieferungen gemeinsam angemahnt.

Liefermahnung Vorschau

Damit die Mahnstufe und das Datum der letzten Mahnung nachvollziehbar beim Lieferanten hinterlegt wird, müssen Sie die Abfrage Mahnstufe erhöhen bestätigen. Wenn Sie die Abfrage nicht bestätigen können Sie die Mahnung generieren ohne Auswirkungen im System zu hinterlassen. Als Konsequenz tauchen die Positionen weiterhin in der Mahnliste auf.

Mahnstufe erhöhen

Wurde die Mahnstufe ordnungsgemäß erhöht, erscheinen weitere Positionen des Lieferanten erst wieder im nächsten Mahnzyklus, abhängig von den Einstellungen des Lieferanten.

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