Dokumentenverwaltung und Dokumenten-Management-System (DMS)

Mit der Dokumentenverwaltung oder auch Dokumenten-Management-System (DMS) in Hyreka können Sie ganz einfach Ihre Dokumente und Dateien per Mausklick verwalten. Alle wichtigen von Hyreka erzeugte Dokumente wie Bestellungen, Angebote, Aufträge, Lieferscheine und Rechnungen werden automatisch als PDF gespeichert und archiviert. Diese Dokumente können zusätzlich an einen externen Speicherort kopiert werden, wenn Sie ein eigenes Ablagesystem oder Archivierungsprogramm wie z.B. DATEV Unternehmen online verwenden. Eine einfache Übergabe mehrerer Dokumente an den Steuerberater ist ebenfalls möglich.

Externe Dokumente können zu jedem Vorgang ganz einfach per Dialog oder Drag & Drop hinzugefügt und mit Metadaten versehen werden. Die Dateien stehen anschließend zur Ansicht oder Bearbeitung mit einem Klick bereit. Dateien können einfach per Mail direkt oder als Anlage zu einem anderen Dokument versendet werden.

Dokumente lassen sich zu den folgenden Vorgängen erfassen:

  • Artikel
  • Kunde
  • Auftrag
  • Rechnung
  • Bestellung
  • Werksauftrag

Interne Dokumente

Die von Hyreka erzeugten Dokumente wie z.B. Rechnungen werden auf Basis von Vorlagen generiert und ausgegeben. Wichtige Dokumente können automatisch archiviert werden. Die Archivierung von Ausgangsrechnungen ist immer aktiv. Weitere Dokumente können über die Menü -> Einstellungen -> Erweiterten Einstellungen aktiviert werden.

PDF-Archiv aktivieren

Einen zusätzlichen Ausgabe- und Archivpfad können Sie unter Menü -> Einstellungen -> lokale Einstellungen festlegen.

  • Kopieren nach: Die PDFs werden zusätzlich in das angegeben Verzeichnis kopiert. Verwenden Sie diese Option wenn Sie die Dokumente z.B. auf einem Netzlaufwerk in eigener Ordnerstruktur ablegen oder an ein anderes Programm zur Archivierung übergeben möchten.
  • Ext. Speicherort: Leitet die Archivierung aller PDFs in das angegebene Verzeichnis um. Es entsteht eine von Hyreka vorgegebene Ordnerstruktur. Alle Arbeitsplätze benötigen Zugriff auf das gemeinsame Verzeichnis. Verwenden Sie diese Option nur, wenn Sie die Dokumente außerhalb der Datenbank archivieren möchten, z.B. aufgrund von Backups oder Speicherplatz.

Ausgabe- und Archivpfad ändern

Externe Dokumente und Dateien

In vielen Fällen möchten Sie zusätzliche Dokumente und Dateien an den geeigneten Stellen in Hyreka hinterlegen. Durch die zentrale Ablage verbessern Sie die Auffindbarkeit, vereinheitlichen die Versionsverwaltung, indem alle Benutzer immer das selbe Dokument nutzen und sparen viel Zeit bei Übermittlung an den Kunden. Hier finden Sie einige typische Anwendungsfälle für eine Dokumentenverwaltung:

  • Angebote, Eingangslieferschein oder Materialzeugnisse zu einer Bestellung
  • Lieferschein oder original PDF zu einer Eingangsrechnung
  • Datenblätter, Zeichnungen, CAD-Dateien und Materialzeugnisse zu Artikeln
  • Fertigungspapiere, Prüfzeugnisse und Aufzeichnungen zu Produktionsaufträgen
  • Verträge, Anfragen und Mandate zu Kunden und Lieferanten
Wechseln Sie in den Reiter Dokumente, wie hier als Beispiel anhand eines Artikels.

Artikel Dokumente

Ziehen Sie eine Datei direkt von Ihrem PC oder aus einem kompatiblen Programm, wie z.B. Thunderbird in den Dokumentebereich. Alternativ können Sie den Dokumente-Dialog mit Doppelklick oder dem Kontextmenü -> Datei hinzufügen starten.

Dokumente Metadaten

Sofern noch nicht geschehen, wählen Sie die Datei mit "..." aus. Optional können Sie weitere Informationen (Metadaten) angeben.

  • Kategorie: Lässt einen Unterbereich im Dokumente-Baum entstehen
  • Bezeichnung: Wird als Beschriftung und Suche verwendet

Artikel Dokumente Kontextmenü

Inhaltsverzeichnis