Eingangsrechnungen erfassen
Mit dem Erfassen Ihrer Eingangsrechnungen
- behalten Sie den Überblick über Ihre Verbindlichkeiten,
- gleichen Sie Eingangsrechnungen mit der entsprechenden Lieferung ab,
- überwachen und tätigen Sie automatisch Zahlungen.
Ausgangslage
Sie haben bei einem Lieferanten bestellt und erhalten nun die Rechnung für die Bestellung.
- der Lieferant ist in den Stammdaten angelegt
- die Bestellung ist unter Bestellungen angelegt
- Einkaufspreise werden gepflegt
-
Rechnungsprüfung ist aktiviert
In den Lieferantendaten ist standardmäßig die automatische Rechnungsprüfung aktiviert.
Das Häkchen bei Ohne Rechnungsprüfung ist nicht gesetzt.
Dies ist Vorraussetzung für die folgenden beschriebenen Fälle.
Weitere Informationen finden Sie hier.
Felderklärungen
- Öffnen Sie Eingangsrechnung erfassen über Menü -> Buchhaltung -> Rechnung erfassen -> Eingangsrechnung
A: Alle Wareneingänge vom gewählten Lieferanten
B: Alle in Feld A ausgewählten Lieferungen enthaltenen Positionen
C: Alle bisher erfassten Rechnungen des gewählten Lieferanten
D: Alle Bestellungen an den gewählten Lieferanten
E: Erzeugt eine Gegenbuchung zur Rechnung
F: Die erfasste Eingangsrechnung DARF noch nicht bezahlt werden (z.B. wegen Unstimmigkeiten)
G: Ausgabe ohne Eingangsrechnung erfassen (z.B. Gehaltsabrechnung)
H: Eingangsrechnung kann bezahlt werden, keine weitere Kontrolle nötig
Durch Klicken auf die Lupe oder nach Übernehmen wird eine laufende interne Belegnummer generiert.
Alternativ kann per Hand eine Nummer aus einem externen Dokumenten-Managementsystem eingetragen werden.
Durch Klicken auf das Druckersymbol kann diese Nummer ausgedruckt werden und z.B. auf die Eingangsrechnung geklebt werden.
K: Die Eingangsrechnung einem Auftrag oder Projekt zuordnen
L: Festlegen des Mehrwertsteuersatzes - weitere Hilfe zu den Mehrwertsteuer-Einstellungen
Eine Eingangsrechnung - eine Lieferung - eindeutige Zuordnung
- Wählen Sie den Lieferanten.
- Füllen Sie alle relevanten Felder aus.
- Wenn der Eingangsrechnung eine Lieferung eindeutig zugeordnet werden kann, erscheint im Feld Saldo 0,00 (keine Abweichung) und das Feld wird grün.
- Durch Übernehmen wird die Eingangsrechnung erfasst.
Die zugeordnete Lieferung erscheint nicht mehr unter Lieferungen.
Eine Eingangsrechnung - mehrere Lieferungen - eindeutige Zuordnung
- Wählen Sie den Lieferanten.
- Füllen Sie alle relevanten Felder aus.
- Das Feld Saldo erscheint rot.
- Wählen Sie unter dem Reiter Lieferungen die passenden Lieferungen aus, die zur Eingangsrechnung gehören, indem Sie auf Hinzufügen klicken
- Unter dem Reiter Postionen können Sie die einzelnen Positionen der hinzugefügten Lieferungen einsehen und gegebenenfalls Anpassungen des Preises oder der Liefermenge vornehmen. (Beschreibung Positionen folgt)
- Durch Übernehmen wird die Eingangsrechnung erfasst.
Eingangsrechnung enthält noch nicht gelieferte Positionen
Variante A:
- Sie erfassen die Eingangsrechnung erst, wenn die Lieferung der berechneten Positionen erfolgt ist.
Variante B:
- Sie erfassen die Eingangsrechnung, geben die Zahlung jedoch nicht frei. Bei Lieferung:
- Gleichen Sie Lieferung mit der Rechnung manuell ab.
- Buchen Sie den Lieferschein manuell:
Öffnen Sie Bestellungen -> Reiter Lieferscheine -> Rechtsklick auf den Lieferschein -> Status: gebucht - Geben Sie die Zahlung frei.
Öffnen Sie Rechnungen -> Rechnung bearbeiten -> Häkchen bei Zahlung freigeben und Häkchen entfernen bei Zahlsperre
Eingangsrechnung erfassen ohne Rechnungsprüfung
Im Lieferantenkonto -> Reiter Buchhaltung haben Sie die Möglichkeit, durch Setzen des Häkchens bei Ohne Rechnungsprüfung die Rechnungsprüfung zu deaktivieren.
Damit ist die Rechnungsprüfung keine verpflichtende Voraussetzung mehr für die Erfassung der Rechnung.
Zusatzkosten erfassen
Unter Positionen haben Sie die Möglichkeit, Zusatzkosten, wie Versand, Verpackung, Gebühren, Rundungsdifferenz und mehr zu erfassen.
