Rechnungen buchen

Über die Funktion Rechnungen buchen verwalten Sie alle offenen Eingangs- und Ausgangsrechnungen.

Ausgangslage

Sie wollen eine offene Eingangs- oder Ausgangsrechnungen buchen und diese dadurch im Kunden- bzw. Lieferanten-Konto als bezahlt markieren. Wählen Sie die zu buchende Rechnung aus und klicken Sie auf Zahlung. So gelangen Sie ins Fenster Rechnung buchen.

Fenster Rechnungen buchen aufrufen

• Klicken Sie auf Rechnungen

• Klicken Sie auf Zahlung

Alternativ können Sie die Rechnung doppelt anklicken und gelangen in die Detailansicht der Rechnung. Klicken Sie hier auf Zahlung.

Felderklärungen

Rechnung buchen

• Wählen Sie die entsprechende Rechnung in Feld B aus (durch Halten der Strg-Taste können mehrere Rechnungen ausgewählt werden)

• Wenn Feld C in Ordnung (Saldo und Skonto passt), auf Zahlung buchen klicken.

Beispiel:
- Der Kunde hat zu wenig/ nur einen Teil der Rechnung bezahlt.
- Gezahlter Betrag kleiner als Rechnungsbetrag

In Feld C Zahlungsmitel, Datum und Betrag der tatsächlichen Zahlung auswählen bzw eingeben.

• In Feld B entsprechende Rechnung auswählen
• + Teilzahlung klicken

→ Eine Buchung und Gegenbuchung für die Teilzahlung werden erstellt (anhand des tatsächlich gezahlten Betrages und der Rechnungsnummer der ausgewählten Rechnung).

• Positiven Datensatz in Feld B auswählen - Felder Betrag, Saldo und Skonto erscheinen jetzt grün - Zahlung buchen

→ Im Kundenkonto bleibt die Rechung und die negative Gegenbuchung der Teilzahlung offen. Dadurch weist das Kundenkonto als offenen Saldo die Differenz auf.

Beispiel:
- Der Kunde eine bereits bezahlte Rechnung erneut bezahlt.

• Häckchen bei Alle Rechnungen setzen (um bereits bezahlte Rechnungen anzeigen zu lassen)

In Feld C Zahlungsmitel, Datum und Betrag der tatsächlichen Zahlung auswählen bzw eingeben.

• In Feld B entsprechende Rechnung auswählen
• + Doppelzahlung klicken

→ Eine Buchung und Gegenbuchung für die Doppelzahlung werden erstellt (anhand des gezahlten Betrages und der Rechnungsnummer der ausgewählten Rechnung).

• In Feld B positiven Datensatz auswählen - Felder Betrag, Saldo und Skonto erscheinen jetzt grün - Zahlung buchen

→ Im Kundenkonto bleibt die negative Gegenbuchung offen, dadurch weist das Kundenkonto als offenen Saldo den Betrag der offenen Gegenbuchung als Guthaben auf.

Beispiele:
- Der Kunde hat zuviel bezahlt.
- Gezahlter Betrag größer als Rechnungsbetrag

• In Feld B entsprechende Rechnung auswählen
• + Ausgangsrechnung klicken

• Rechnungsnummer für die (Über-)Zahlung eintragen: z.B. „R12345-ÜZ“
• Betrag: zuviel gezahlter Betrag
• Häkchen bei Gegenbuchung erzeugen
• Übernehmen

→ Eine Buchung und Gegenbuchung für die Überzahlung werden erstellt.

• In Feld B Rechnung und positiven Datensatz der erstellten Überzahlung auswählen (Strg-Taste gedrückt halten), in Betrag muss der tatsächlich gezahlte Betrag stehen - Felder Betrag, Saldo und Skonto erscheinen jetzt grün - Zahlung buchen

→ Im Kundenkonto bleibt die negative Gegenbuchung offen, dadurch weist das Kundenkonto als offenen Saldo den Betrag der offenen Gegenbuchung als Guthaben auf.

Beispiel:
- Der Kunde hat Geld überwiesen, obwohl es keinen Auftrag und keine Rechnung gibt.
- Der Kunde hat versehentlich Geld an uns überwiesen.

• + Ausgangsrechnung klicken

• Rechnungsnummer für die Zahlung eintragen: z.B. „Ihre Zahlung“
• Betrag: tatsächlich gezahlter Betrag
• Häkchen bei Gegenbuchung erzeugen
• Übernehmen

→ Eine Buchung und Gegenbuchung für die Zahlung werden erstellt.

• In Feld B positiven Datensatz auswählen, in Betrag muss der tatsächlich gezahlte Betrag stehen - Felder Betrag, Saldo und Skonto erscheinen jetzt grün - Zahlung buchen

→ Im Kundenkonto bleibt die negative Gegenbuchung offen, dadurch weist das Kundenkonto als offenen Saldo den Betrag der offenen Gegenbuchung als Guthaben auf.

Die Vorlagen +Doppelzahlung, +Teilzahlung, +Versandkosten haben die selbe Funktion wie +Ausgangsrechnung, überspringen jedoch das Fenster "Ausgangsrechnung". Es werden automatisch der in Feld C in Betrag stehende Betrag verwendet und die Rechnungsnummer der in Feld B gewählten Rechnung + einer Zusatzbezeichnung, sowie eine entsprechende Gegenbuchung erzeugt. Wenn Sie selbst Angaben machen möchten, nutzen Sie die Funktion +Ausgangsrechnung. Hier können Sie Rechnungsnummer, Betrag, Notwendigkeit einer Gegenbuchung selbst angeben.

• In Feld B entsprechende Rechnung auswählen (optional, Rechnungsnummer wird dadurch übernommen, kann aber auch manuell eingetragen werden)
• + Ausgangsrechnung klicken

• Rechnungsnummer und Betrag angeben
• ggf. Häkchen bei Gegenbuchung erzeugen
• Übernehmen