Einkaufseinheiten verwenden

Mit Einkaufseinheiten bestellen Sie einen Artikel beim Lieferanten in einer anderen Einheit, als Sie ihn im Lager führen. Ein Kabel kann beispielsweise in Rollen eingekauft, im Lager aber in Metern geführt werden. Der EK-Faktor legt fest, wie viele Basiseinheiten eine Einkaufseinheit enthält.

Grundprinzip

Hyreka trennt die Einheit des Einkaufs von der Einheit der Lagerführung:

• Einkauf: Bestellmenge, Liefermenge und Einkaufspreis werden in der Einkaufseinheit angegeben.
• Lager: Bestand, Reservierungen und offene Bestellmengen werden in der Basiseinheit des Artikels geführt.
• Umrechnung: Einkaufsmenge × EK-Faktor = Menge in der Basiseinheit.

Der Faktor darf auch kleiner als 1 sein. Wird ein in Kilogramm geführter Artikel beispielsweise in 500-Gramm-Packungen eingekauft, beträgt der EK-Faktor 0,5.

1. Einkaufseinheit im Artikel hinterlegen

Öffnen Sie den gewünschten Artikel und wechseln Sie auf die Seite Einkauf. Für beide möglichen Lieferanten können Sie eine eigene Einkaufseinheit und einen eigenen Faktor pflegen.

1. Wählen Sie bei EK-Einheit die Einheit aus, in der Sie den Artikel bei diesem Lieferanten bestellen, beispielsweise Karton, Rolle oder Palette.
2. Tragen Sie bei Menge ein, wie viele Basiseinheiten eine Einkaufseinheit enthält. Dieser Wert ist der EK-Faktor.
3. Erfassen Sie bei EK-Preis den Preis für eine Einkaufseinheit.
4. Speichern Sie den Artikel.

Beispiel: Eine Rolle enthält 50 Meter und kostet 100,00 EUR. Hinterlegen Sie als Einkaufseinheit Rolle, als Faktor 50 und als EK-Preis 100,00 EUR. Der Preis je Basiseinheit beträgt damit 2,00 EUR je Meter.

Die Einkaufseinheit kann je Lieferant abweichen. Lieferant 1 kann beispielsweise Rollen mit 50 Metern und Lieferant 2 Kartons mit 100 Metern liefern. Ist keine abweichende Einkaufseinheit hinterlegt, verwendet Hyreka die Basiseinheit und den Faktor 1.

2. Bestellvorschläge prüfen

Die Bedarfsermittlung berechnet den Bedarf zunächst in der Basiseinheit. Anschließend rechnet Hyreka die vorgeschlagene Bestellmenge für jeden Lieferanten in dessen Einkaufseinheit um und rundet auf eine vollständige Einkaufseinheit auf.

Beispiel: Bei einem Bedarf von 70 Metern und Rollen mit jeweils 50 Metern schlägt Hyreka 2 Rollen vor. Die daraus entstehende Bestellmenge beträgt 100 Meter und kann deshalb höher als der errechnete Bedarf sein.

Prüfen Sie insbesondere die folgenden Spalten:

• Bestellen 1 / Einheit 1: Vorschlag für Lieferant 1.
• Bestellen 2 / Einheit 2: Vorschlag für Lieferant 2.
• Bedarf Basis: Bedarf in der Basiseinheit; die Spalte kann über die Tabellenkonfiguration eingeblendet werden.
• EK1 netto / EK2 netto: Gesamtwert des Vorschlags auf Grundlage von Einkaufsmenge und Preis je Einkaufseinheit.

Markieren Sie die gewünschten Positionen und wählen Sie den Lieferanten aus. Hyreka übernimmt die für diesen Lieferanten berechnete Einkaufsmenge in die neue Bestellung.

3. Bestellung kontrollieren

Im Einkaufswarenkorb und in der Bestellung werden Menge, Einheit und Preis in der Einkaufseinheit des ausgewählten Lieferanten geführt. Einkaufseinheit und Faktor werden beim Einfügen des Artikels automatisch übernommen.

Kontrollieren Sie in den Bestellpositionen die Spalten Menge, Einheit, EK-Faktor, Einzelpreis und Summe. Der Einzelpreis gilt bereits für eine Einkaufseinheit. Deshalb wird der Faktor bei der Positionssumme nicht erneut multipliziert.

Beispiel: 2 Rollen × 100,00 EUR ergeben eine Positionssumme von 200,00 EUR vor Rabatt und Teuerungszuschlag. Für Lagerplanung und Verfügbarkeit berücksichtigt Hyreka gleichzeitig 2 × 50 Meter = 100 Meter.

Bei einer abweichenden Einkaufseinheit werden Menge, Einheit und EK-Faktor hellblau hervorgehoben.

4. Bestellposition bearbeiten

Um eine einzelne Bestellposition zu bearbeiten, klicken Sie diese mit der rechten Maustaste an und wählen Position bearbeiten. Möchten Sie die gesamte Positionsliste bearbeiten, klicken Sie oberhalb der Tabelle auf Bearbeiten. Vor dem ersten Wareneingang können Sie Einkaufseinheit und EK-Faktor noch anpassen.

• Eine Einkaufseinheit muss ausgewählt sein.
• Der EK-Faktor muss größer als 0 sein.
• Bei einer bereits freigegebenen Bestellung korrigiert Hyreka die offene Bestellmenge automatisch in der Basiseinheit.
• Nach dem ersten Wareneingang können Einkaufseinheit und Faktor nicht mehr geändert werden.

5. Wareneingang buchen

Erfassen Sie die gelieferte Menge in der Einkaufseinheit der Bestellung. Hyreka rechnet diese Menge beim Buchen automatisch in die Basiseinheit des Artikels um.

Beispiel: Sie haben 2 Rollen mit einem Faktor von 50 bestellt und erhalten 2 Rollen. Der Lagerzugang beträgt 100 Meter.

Die Standardansicht zeigt die offene Bestellmenge, die gelieferte Menge und die Einkaufseinheit. Über die Spaltenauswahl können Sie zusätzliche Kontrollspalten einblenden:

• Bestellt Basis: offene Bestellmenge in der Basiseinheit.
• Bestellmenge (EK/Basis): Einkaufs- und Basismenge in einer gemeinsamen Darstellung.
• Lagermenge: Basismenge, die sich aus der eingetragenen Liefermenge ergibt.

Positionen mit einer abweichenden Einkaufseinheit werden in den zugehörigen Einheiten- und Mengenfeldern hellblau hervorgehoben. Bei einem Faktor von 1 erfolgt keine besondere Kennzeichnung.

Nach einem Barcode-Scan zeigt das Bestätigungsfenster die Gesamtbestellmenge in der Basiseinheit. Die Liefermenge geben Sie in der Einkaufseinheit ein, die direkt neben dem Eingabefeld steht. Bei einer abweichenden Einkaufseinheit sehen Sie zusätzlich die daraus berechnete Lagermenge.

Die Anzahl der Etiketten richtet sich nach den gelieferten Verpackungseinheiten. Für 3 Kartons mit jeweils 20 Stück werden deshalb 3 Etiketten vorgesehen.

6. Eingangslieferschein und Eingangsrechnung

Beim Buchen des Wareneingangs übernimmt Hyreka Einkaufseinheit und EK-Faktor in den Eingangslieferschein. Wählen Sie diesen später in der Eingangsrechnung aus, werden die noch nicht berechneten Liefermengen in der Einkaufseinheit übernommen.

• Anzahl: noch zu berechnende Menge in der Einkaufseinheit.
• Einheit: Einkaufseinheit aus dem Wareneingang.
• Einzelpreis: Preis je Einkaufseinheit.
• Summe: Anzahl × Einzelpreis unter Berücksichtigung von Rabatt und Zuschlag.

Bei 2 Rollen zu je 100,00 EUR beträgt die Positionssumme 200,00 EUR. Der Faktor wird nicht zusätzlich in die Rechnungssumme eingerechnet. Er dient der Umrechnung für Lagerbewertung und mengenbezogene Berechnungen.

Wenn die MEK-Berechnung mit der Eingangsrechnung erfolgt, rechnet Hyreka Menge und Preis automatisch auf die Basiseinheit um. Zwei Rollen mit jeweils 50 Metern zu je 100,00 EUR entsprechen 100 Metern zu 2,00 EUR je Meter.

Bei einer Teilberechnung passen Sie die Rechnungsmenge entsprechend an. Wird von zwei gelieferten Rollen zunächst nur eine berechnet, bleibt eine Rolle für eine spätere Eingangsrechnung offen.

Vollständiges Beispiel

1. Artikel: Schlauch, Basiseinheit Meter, Einkaufseinheit Rolle, EK-Faktor 50, EK-Preis 100,00 EUR.
2. Bestellvorschlag: Aus einem Bedarf von 70 Metern werden 2 Rollen beziehungsweise 100 Meter.
3. Bestellung: 2 Rollen zu je 100,00 EUR ergeben 200,00 EUR. Im Artikel werden 100 Meter als bestellt berücksichtigt.
4. Wareneingang: 2 gelieferte Rollen erhöhen den Lagerbestand um 100 Meter; vorgesehen sind 2 Etiketten.
5. Eingangsrechnung: 2 Rollen zu je 100,00 EUR ergeben 200,00 EUR. Für die Lagerbewertung werden 100 Meter zu 2,00 EUR je Meter berücksichtigt.