KI in ERP und Warenwirtschaft automatisieren mit Hyreka AI
Hyreka AI unterstützt Unternehmen dabei, wiederkehrende Aufgaben in der Warenwirtschaft intelligent zu automatisieren. Von der Textoptimierung in Angeboten und Aufträgen bis zur Verarbeitung von Dokumenten wie PDFs und E-Mails: KI wird im ERP-System direkt dort genutzt, wo Zeit gespart und Fehler reduziert werden können.
Warum KI in der Warenwirtschaft sinnvoll ist
KI in ERP und Warenwirtschaft hilft, manuelle Arbeitsschritte zu reduzieren, Prozesse zu beschleunigen und Informationen schneller nutzbar zu machen. Besonders in Bereichen wie Einkauf, Verkauf, Auftragsbearbeitung und Belegverarbeitung entstehen klare Effizienzvorteile.
- Weniger manuelle Eingaben: Wiederkehrende Routineaufgaben können automatisiert werden.
- Bessere Datenqualität: Texte und Dokumentinhalte werden strukturiert und einheitlich verarbeitet.
- Schnellere Abläufe: Angebote, Aufträge, E-Mails und Rechnungen lassen sich zügiger bearbeiten.
- Skalierbarkeit: Auch bei steigenden Belegmengen bleiben Prozesse stabil und effizient.
Die Idee hinter Hyreka AI: direkt integriert statt Insellösung
Hyreka AI ist kein separates KI-Tool neben Ihrer Warenwirtschaft, sondern direkt in Hyreka integriert. Genau darin liegt der Mehrwert: Die Funktionen arbeiten dort, wo die Daten ohnehin entstehen und bearbeitet werden. So vermeiden Sie Medienbrüche, sparen Zeit bei jeder Eingabe und verbessern die Qualität im Tagesgeschäft.
Statt Informationen zwischen verschiedenen Systemen zu kopieren, unterstützt Hyreka AI unmittelbar in den bestehenden Prozessen: beim Schreiben und Übersetzen von Texten, beim Lesen von Dokumenten und bei der Vorerfassung von Eingangsrechnungen. Das Ergebnis ist eine praxisnahe KI-Nutzung, die im Alltag wirklich entlastet.
Hyreka AI: Aktuelle Funktionen für die Praxis
1. Text-Assistent für Angebote, Aufträge und E-Mails
Der Text-Assistent verbessert und übersetzt Texte direkt im Arbeitsablauf. Damit lassen sich Formulierungen in Angeboten, Aufträgen und E-Mails schneller überarbeiten und mehrsprachig bereitstellen.
- Texte sprachlich verbessern und professioneller formulieren
- Inhalte in andere Sprachen übersetzen
- Direkt aus den gewohnten Hyreka-Masken nutzbar
2. Dokument-Extraktor für PDFs und E-Mails
Der Dokument-Extraktor liest und verarbeitet Dokumente wie PDFs und E-Mails. Ein aktueller Anwendungsfall ist das Einlesen von Eingangsrechnungen, die nicht als E-Rechnung vorliegen.
- Relevante Inhalte aus Dokumenten automatisiert erfassen
- Daten für die Eingabemaske vorstrukturieren und vorerfassen
- Weniger manueller Erfassungsaufwand bei Eingangsrechnungen
Abrechnung mit Credits: volle Kostenkontrolle
Hyreka AI wird auf Basis von Credits abgerechnet. Sie zahlen nur die KI-Leistung, die tatsächlich genutzt wird, und behalten die Kosten jederzeit transparent im Blick.
Für Nutzer mit Bedenken: Kontrolle bleibt bei Ihnen
Viele Unternehmen möchten KI nutzen, aber nur kontrolliert und nachvollziehbar. Genau dafür ist Hyreka AI ausgelegt: Die Funktion muss bewusst aktiviert werden und kann in den erweiterten Einstellungen global wieder deaktiviert werden. So entscheiden Sie selbst, wann und in welchem Umfang KI im Unternehmen eingesetzt wird.
- Keine automatische Zwangsnutzung: Hyreka AI ist nur aktiv, wenn Sie die Funktion freischalten.
- Volle Kostenkontrolle: Verbrauchsbasierte Abrechnung über Credits statt fixer KI-Pauschalen.
- Pragmatischer Einstieg: Beginnen Sie mit klaren Anwendungsfällen wie Texten und Eingangsrechnungen.
- Zero Data Retention (ZDR) grundsätzlich aktiv: Es erfolgt keine Speicherung von Nutzdaten und keine Verwendung der Daten zum Training.
Testphase und Ausblick
Hyreka AI befindet sich aktuell in der Testphase. Neue Funktionen können nach Bedarf hinzugefügt werden.
Geplanter Ausblick
- Anfragen, Aufträge und Angebote automatisch verarbeiten.
- Fragen zu Kunden, Artikeln, Einkauf und Vertrieb beantworten sowie Berichte erstellen.
- Empfehlungen zur Bestands- und Beschaffungsoptimierung bereitstellen.
Hyreka AI aktivieren
Damit Hyreka AI genutzt werden kann, sind zwei Aktivierungsschritte erforderlich. Die Aktivierung ist bewusst transparent aufgebaut, damit Unternehmen die Kontrolle über den Einsatz behalten.
- In Hyreka aktivieren: In den erweiterten Einstellungen kann Hyreka AI global aktiviert oder deaktiviert werden.
- Im Online-Konto freischalten: Unter Connector den Punkt „weiteren Connector hinzufügen“ auswählen und Hyreka AI aktivieren.
FAQ: KI in Warenwirtschaft und ERP
Wie kann KI einem Unternehmen mit Warenwirtschaft / ERP helfen?
Ist KI auch für kleine und mittelständische Unternehmen einsetzbar?
Welche Sicherheitsaspekte sind für KI im Geschäftsumfeld wichtig?
Ist Hyreka bereits ein KI-fähiges Warenwirtschaftssystem?
Welche Arten von Daten kann Hyreka AI bearbeiten?
Wie wird Sicherheit und Datenschutz (DSGVO) in Hyreka AI berücksichtigt?
Hyreka AI kann bewusst aktiviert und jederzeit wieder deaktiviert werden.
Zero Data Retention (ZDR) ist grundsätzlich aktiv: Eingaben werden ausschließlich zur Bearbeitung der jeweiligen Anfrage verwendet. Eine dauerhafte Speicherung von Nutzdaten erfolgt nicht, ebenso keine Verwendung der Daten zum Training.
Die Verarbeitung erfolgt über europäische Dienstleister innerhalb der EU.
Für einen DSGVO-konformen Einsatz ist das nutzende Unternehmen dafür verantwortlich, die Nutzung in seine internen Datenschutzprozesse und Richtlinien einzubinden.
Darf ich KI einsetzen, um Dokumente von meinen Kunden oder Lieferanten zu verarbeiten?
Grundsätzlich ja – der Einsatz von KI zur Verarbeitung von Dokumenten ist zulässig.
Voraussetzung ist jedoch, dass die Verarbeitung personenbezogener Daten rechtlich erlaubt ist. In vielen Fällen ist dies z. B. zur Vertragsabwicklung oder im Rahmen gesetzlicher Pflichten (z. B. Buchhaltung) gegeben.
Das nutzende Unternehmen bleibt dabei verantwortlich, die datenschutzrechtlichen Anforderungen einzuhalten. Dazu gehört insbesondere, nur erforderliche Daten zu verarbeiten und interne Richtlinien sowie Zugriffsrechte zu beachten.
Bei sensiblen Daten oder besonderen Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO) sollte vorab geprüft werden, ob deren Verarbeitung zulässig ist.
