E-Rechnung für Industrie & Großkunden: ZUGFeRD Extended

Warum reicht eine technisch gültige E-Rechnung manchmal nicht aus?

Ein Industrieunternehmen möchte eine Rechnung seinem Lieferanten, einer Bestellung und dem zugehörigen Wareneingang zuordnen. Dazu benötigt es neben Rechnungsnummer, Beträgen und Steuern oft weitere Referenzen. Bei Großkunden mit mehreren Werken oder vielen Bestellpositionen ist diese Zuordnung besonders wichtig.

Solche Anforderungen begegnen Zulieferern im Automotive-Bereich ebenso wie Lieferanten im Maschinenbau, technischen Handel oder anderen Branchen. Maßgeblich sind die Vorgaben der konkreten Gesellschaft und des vereinbarten Abrechnungsprozesses.

1. Technisches Format

Die Datei muss zur gewählten Spezifikation und zum Profil passen. Schema und Geschäftsregeln prüfen beispielsweise Struktur und rechnerische Zusammenhänge.

2. Fachliche Zuordnung

Lieferanten-, Material- und Bestellnummern müssen den tatsächlich vereinbarten Werten entsprechen und in den vorgesehenen Feldern stehen.

3. Richtiger Versandweg

Auch Empfängeradresse, Portal, Registrierung oder vereinbarte Schnittstelle gehören zum Ablauf. Die Dateierstellung allein erledigt diese Schritte nicht.

Ein bestandener Formatcheck bestätigt keine Annahme durch Ihren Kunden. Eine formal gültige XML kann beispielsweise eine unbekannte Bestellnummer enthalten oder eine vom Empfänger zusätzlich geforderte Kennung vermissen lassen.

Welche zusätzlichen Rechnungsangaben können Industrie- und Großkunden verlangen?

Die folgende Übersicht zeigt typische Angaben. Sie sind nicht automatisch für jede Rechnung Pflicht. Welche Werte benötigt werden, ergibt sich aus Bestellung, Lieferantenvereinbarung und aktuellem Mapping des Empfängers. Ein Mapping legt fest, welcher Inhalt in welches XML-Feld gehört.

Häufige Referenzen und ihre Bedeutung
Angabe	Fachfeld	Wofür wird sie verwendet?
Lieferantennummer	BT-29	Ihre Kennung im System Ihres Kunden. Sie unterscheidet sich von Ihrer eigenen Kundennummer für diesen Geschäftspartner.
Bestellreferenz im Rechnungskopf	BT-13	Zuordnung der Rechnung zur Bestellung des Käufers.
Kundenmaterialnummer	BT-156	Artikel- oder Materialnummer des Käufers; Ihre eigene Artikelnummer steht separat in BT-155.
Bestellpositionsnummer	BT-132	Referenz auf eine bestimmte Position der Kundenbestellung. Das ist eine andere Angabe als die Rechnungspositionsnummer BT-126.
Bestellnummer je Rechnungsposition	BT-X-21 · Extended	Eigene Bestellreferenz einer Position, etwa wenn mehrere Bestellungen abgerechnet werden. Das zugehörige Bestelldatum ist BT-X-22.
Lieferschein je Rechnungsposition	BT-X-92 / BT-X-94 · Extended	Nummer und Datum des zugehörigen Lieferscheins für den Abgleich mit der Lieferung.
Werk und Abladestelle	Vom Empfänger festgelegt	Zuordnung zu einem Standort oder einer Warenannahme. Das Mercedes-Beispiel unten verwendet hierfür ausdrücklich Zeilen der Käuferadresse.
Mengen- und Preisbasiseinheit	BT-130 / BT-149 / BT-150	Einheit der abgerechneten Menge sowie Menge und Einheit, für die der Einzelpreis gilt, z. B. ein Preis je 100 Stück.

BT steht für „Business Term“, also ein fachliches Rechnungsfeld. BT-X bezeichnet zusätzliche ZUGFeRD-Felder außerhalb des Kernmodells EN 16931. Die Hyreka-Feldzuordnung zeigt, welche Eingabe der Warenwirtschaft in welchem Feld ausgegeben wird.

Wann brauchen Lieferanten ZUGFeRD Extended?

EN 16931 / Comfort

Dieses Profil bildet die Kerndaten einer E-Rechnung ab. Auch Lieferantennummer, Bestellreferenz im Kopf und Kundenmaterialnummer gehören dazu. Diese Felder allein erfordern noch kein Extended-Profil.

Extended

Extended erweitert das Datenmodell um zusätzliche strukturierte Angaben, beispielsweise weitere Referenzen auf Positionsebene. Es ist passend, wenn Ihr Kunde solche Angaben oder ausdrücklich dieses Profil verlangt.

Beide ZUGFeRD-Profile verbinden eine lesbare PDF mit eingebetteter XML. Das Forum elektronische Rechnung Deutschland erklärt die Profile und ihren unterschiedlichen Datenumfang. Stimmen Sie den Einsatz von Extended mit Ihrem Empfänger ab. Eine XRechnung hat eigene Vorgaben und ersetzt zusätzliche Extended-Felder nicht automatisch.

Entscheidend ist damit der benötigte Datenumfang und die Vereinbarung mit dem Rechnungsempfänger. Die Größe eines Kunden oder seine Branche allein bestimmt das Profil nicht.

Praxisbeispiel: E-Rechnung für Mercedes-Benz erstellen

Mercedes-Benz nennt in seiner ZUGFeRD-Richtlinie für Lieferanten das Profil Extended und stellt ein Mapping für die Belegung der XML-Segmente bereit. Darin werden allgemeine Angaben und besondere Geschäftsprozesse unterschieden. Prüfen Sie die für Ihre Gesellschaft und Lieferung maßgebliche Fassung.

Für das folgende Beispiel werden Anforderungen aus dem Abschnitt „Allgemein / General“ des geprüften Mappings mit Stand 1. Juni 2026 erläutert. Alle Beispielwerte sind frei erfunden. Sie müssen durch die tatsächlichen Angaben aus Ihren Kunden- und Bestellunterlagen ersetzt werden.

Beispiel für drei gezielt ausgewertete XML-Felder
Angabe	XML-Ziel im CII-Datensatz	Fiktiver Inhalt
Lieferantennummer · BT-29	`SellerTradeParty/ID`	`Lieferantennummer: 12345678`
Werk · BT-51	`BuyerTradeParty/PostalTradeAddress/LineTwo`	`Werk: 050`
Abladestelle · BT-163	`BuyerTradeParty/PostalTradeAddress/LineThree`	`Abladestelle: MUSTER01`

Die drei XML-Ziele liegen unter ApplicableHeaderTradeAgreement. Die Textanker Lieferantennummer:, Werk: und Abladestelle: sind in diesem Mapping ausdrücklich vorgesehen. Diese Schreibweise ist eine Empfängervorgabe und keine allgemeine Vorgabe für jede ZUGFeRD-Rechnung.

Käuferadresse und Lieferadresse haben unterschiedliche Aufgaben

Eine Abladestelle unter ShipToTradeParty gehört zur Lieferadresse. Im genannten Mercedes-Mapping wird sie unter BuyerTradeParty, also in der Käuferadresse, erwartet. Steht sie ausschließlich im Adresszusatz der Lieferadresse, ist die geforderte Käuferadresszeile dadurch noch nicht befüllt.

In Hyreka entsprechen „Name 2“ und „Zusatz“ der Kundenadresse den Käuferadresszeilen 2 und 3. Wird eine Finanzadresse als Rechnungsempfänger verwendet, stammen diese Angaben aus der Finanzadresse. Ergänzungen einer gesonderten Lieferadresse werden separat übertragen.

Bestellreferenz, Materialnummer und Lieferschein getrennt erfassen

Die Bestellnummer bezeichnet den Einkaufsvorgang, die Kundenmaterialnummer den Artikel. Eine Versionsangabe oder ein Datum im Bestellnummernfeld kann den automatischen Abgleich erschweren. Übernehmen Sie die vom Kunden erwartete Referenz; ein vorhandenes Datumsfeld ist für das zugehörige Datum vorgesehen.

Bei mehreren Lieferungen müssen die Referenzen zur jeweiligen Position passen. Eine einzige Kopfreferenz sollte nur verwendet werden, wenn sie auf die gesamte Rechnung zutrifft. Die Nummer der Rechnungsposition und die Nummer der Bestellposition können dabei unterschiedlich sein.

XML-Auszug: Lieferscheinnummer und Datum einer Position

Dieser vereinfachte Ausschnitt gehört zur Lieferung einer Rechnungsposition. Er ist keine vollständige E-Rechnung.

<ram:SpecifiedLineTradeDelivery>
  <ram:BilledQuantity unitCode="H87">10</ram:BilledQuantity>
  <ram:DeliveryNoteReferencedDocument>
    <ram:IssuerAssignedID>LS-MUSTER-001</ram:IssuerAssignedID>
    <ram:FormattedIssueDateTime>
      <qdt:DateTimeString format="102">20261104</qdt:DateTimeString>
    </ram:FormattedIssueDateTime>
  </ram:DeliveryNoteReferencedDocument>
</ram:SpecifiedLineTradeDelivery>

So prüfen Sie eine E-Rechnung vor dem Versand

Aktuelle Empfängervorgaben beschaffen. Prüfen Sie Gesellschaft, Rechnungstyp, Format, Mapping und Übermittlungsweg. Verwenden Sie den Abschnitt, der zu Ihrem Geschäftsvorgang passt.
Referenzen mit den Belegen vergleichen. Stimmen Lieferantennummer, Bestellnummer, Kundenmaterialnummer, Werk und Abladestelle? Das ursprüngliche Bestelldatum kann von einem späteren Änderungsdatum abweichen.
XML-Felder kontrollieren. Angaben nur im PDF oder in einer allgemeinen Bemerkung befüllen nicht automatisch das verlangte strukturierte Feld. Vergleichen Sie auch Kopf- und Positionsreferenzen.
Passend zum Format validieren. Prüfen Sie Schema, Geschäftsregeln, Mengen, Preisbasen, Steuern und Summen. Verwenden Sie das Regelwerk des tatsächlich erzeugten Profils. PDF und XML müssen inhaltlich zusammenpassen.
Erste Übermittlung mit dem Kunden abstimmen. Prüfen Sie die Rückmeldung des Empfängers und die Zuordnung im Rechnungseingang. Mercedes beschreibt diesen Abstimmungsablauf im Lieferantenportal.

Keine allgemeine Herstellerfreigabe: Dieser Ratgeber erläutert Feldzuordnungen und typische Prüfpunkte. Er ist keine Zertifizierung von Hyreka durch Mercedes-Benz und ersetzt keine Bestätigung für Ihren konkreten Rechnungsprozess.

E-Rechnungen für Großkunden mit Hyreka umsetzen

Einzelne Rechnungen online erstellen

Im kostenlosen Online-Generator erfassen Sie die Rechnungsdaten manuell. Die Ansicht „Erweitert“ zeigt zusätzliche Rechnungs- und Positionsfelder. Bei ZUGFeRD wird Comfort oder Extended anhand der verwendeten Felder automatisch gewählt.

Tragen Sie die geforderten Kennungen und Textanker vollständig ein und prüfen Sie das angezeigte Profil. Die fertige Datei laden Sie herunter; ein Entwurf lässt sich lokal im Browser speichern.

E-Rechnung kostenlos erstellen

Regelmäßig aus Aufträgen und Lieferscheinen abrechnen

In der Hyreka Warenwirtschaft hinterlegen Sie ZUGFeRD Extended beim Kunden. Käufer- und Lieferadressen sowie vorhandene Bestell-, Artikel- und Lieferscheinreferenzen werden aus den zugehörigen Daten übernommen.

Welche Felder tatsächlich befüllt werden, zeigt das Mapping der Hyreka-Felder. Prüfen Sie besonders empfängerbezogene Textanker: Die Lieferantennummer wird ohne automatisch ergänzten Herstellerpräfix ausgegeben. Erforderliche Texte müssen für Ihren Export entsprechend berücksichtigt werden.

Anleitung und Feldmapping ansehen Hyreka herunterladen

Die Warenwirtschaft und der Online-Generator haben unterschiedliche Eingabemöglichkeiten. Eine im Generator manuell erfassbare Angabe wird deshalb nicht zwangsläufig auch automatisch aus jedem Hyreka-Beleg übernommen.

Häufige Fragen zu E-Rechnungen an Industrieunternehmen

Benötigt jeder Großkunde ZUGFeRD Extended?

Das benötigte Profil ergibt sich aus den vereinbarten Datenfeldern und den Vorgaben des Empfängers. Lieferantennummer und Kundenmaterialnummer können bereits im Profil EN 16931 / Comfort enthalten sein. Zusätzliche strukturierte Referenzen können Extended erfordern.

Kann ich für Mercedes-Benz stattdessen eine XRechnung erstellen?

Mercedes-Benz nennt in seiner verlinkten Richtlinie ZUGFeRD Extended. Für eine Übermittlung ausschließlich als XRechnung wird um vorherige Kontaktaufnahme gebeten. Klären Sie deshalb Format und Übermittlungsweg mit dem Empfänger, bevor Sie die Datei erzeugen.

Reicht es, Bestellnummer und Abladestelle auf die PDF zu schreiben?

Wenn Ihr Kunde die Angaben in bestimmten XML-Feldern verlangt, müssen sie dort strukturiert vorhanden sein. Eine sichtbare PDF-Zeile oder ein Freitext an einer anderen XML-Stelle ersetzt diese Feldbelegung nicht.

Gelten die Mercedes-Vorgaben auch für andere Industrieunternehmen?

Die Beispiele zeigen das Vorgehen beim Abgleich eines Empfängermappings. Andere Kunden können andere Felder, Kennzeichnungen oder Einreichungswege verlangen. Verwenden Sie deshalb die jeweiligen Lieferanteninformationen und übernehmen Sie Mercedes-spezifische Textanker nicht pauschal für andere Empfänger.

Weiterführende Informationen und Quellen

Empfängervorgaben können sich ändern. Maßgeblich sind Ihre Vereinbarungen und die aktuelle Dokumentation der jeweiligen Gesellschaft.