Fertigung
Eine einfache Warenwirtschaft verwaltet Artikel, Komponenten und Lagerbestände. Kommen Stücklisten, Baugruppen, Fertigungsaufträge, Materialverbrauch und Lagerbuchungen hinzu, nähert sie sich funktional einem ERP-System.
Was ist ein Warenwirtschaftssystem?
Ein Warenwirtschaftssystem, häufig auch WWS genannt, unterstützt Unternehmen bei der Steuerung ihrer Waren- und Belegprozesse. Im Mittelpunkt steht meist die Frage: Welche Waren sind vorhanden, wo befinden sie sich und wie bewegen sie sich durch Einkauf, Lager und Verkauf?
Stammdaten und Einkauf
- Artikel, Kunden und Lieferanten
- Preise und Rabatte
- Bestellungen und Wareneingang
Lager und Verkauf
- Lagerverwaltung und Inventur
- Angebote und Aufträge
- Lieferscheine und Rechnungen
Je nach System
- E-Rechnung
- Fertigung und Stücklisten
- Weitere Auswertungen und Prozesse
Für Handelsunternehmen ist genau dieser Bereich häufig der Kern des täglichen Geschäfts.
Was ist ein ERP-System?
ERP steht für Enterprise Resource Planning. Gemeint ist die möglichst integrierte Planung und Steuerung der Ressourcen eines Unternehmens. Dazu gehören nicht nur Waren, sondern beispielsweise auch Personal, Finanzen, Produktion, Projekte, Kundenbeziehungen, Anlagen, Beschaffung, Logistik und Controlling.
Typische zusätzliche ERP-Funktionen können sein:
- Finanzbuchhaltung, Kostenrechnung und Controlling
- Personalverwaltung
- Produktions- und Ressourcenplanung
- CRM und Projektmanagement
- Reporting sowie Workflow- und Freigabesysteme
Der Unterschied ist nicht eindeutig
Warenwirtschaft = Waren und Belege
ERP = gesamtes Unternehmen
Diese klassische Unterscheidung hilft bei der ersten Orientierung, ist in der Praxis aber zu einfach. Viele moderne Warenwirtschaftssysteme enthalten inzwischen CRM, Fertigung, Stücklisten, Benutzerrechte, E-Rechnung, Zahlungsüberwachung, Auswertungen oder Prozesssteuerung. Gleichzeitig gibt es ERP-Systeme, die im Kern stark auf Warenwirtschaft, Handel oder Produktion ausgerichtet sind.
Allein am Produktnamen lässt sich deshalb nicht erkennen, wie umfangreich oder passend eine Software ist.
Warenwirtschaft und ERP als Spektrum
Sinnvoller ist es, Warenwirtschaft und ERP als Spektrum statt als zwei vollständig getrennte Kategorien zu betrachten.
Die Grenze dazwischen ist technisch nicht fest definiert.
Wann ist eine Warenwirtschaft ausreichend?
Eine klassische Warenwirtschaft kann vollkommen ausreichen, wenn die wesentlichen Unternehmensprozesse Artikel, Einkauf, Lager, Verkauf, Kunden, Lieferanten und Belege betreffen. Gerade kleine und mittlere Handelsunternehmen benötigen nicht zwangsläufig ein sehr großes ERP-System.
Vorteile eines schlanken Systems
- Geringere Komplexität und Kosten
- Schnellere Einführung
- Weniger Schulungsaufwand
- Übersichtlichere Prozesse
Wann ERP interessanter wird
- Mehrere Abteilungen benötigen gemeinsame Workflows.
- Produktion, Lager und Einkauf sollen eng verbunden werden.
- Finanzen und Controlling fließen in die Planung ein.
- Projekte, Ressourcen oder komplexe Strukturen müssen abgebildet werden.
Mit zunehmender Unternehmensgröße steigt häufig der Integrationsbedarf. Entscheidend ist dennoch nicht, ob die Software offiziell „ERP“ heißt, sondern ob sie die tatsächlichen Geschäftsprozesse ausreichend unterstützt.
Fließende Übergänge in der Praxis
CRM
Kundenstammdaten, Ansprechpartner, Angebote, Aufträge und Rechnungen sind meist vorhanden. Aktivitäten, Wiedervorlagen, Kommunikationshistorien und Verkaufschancen erweitern diese Basis in Richtung CRM.
Finanzbuchhaltung
Viele Warenwirtschaftssysteme erstellen Rechnungen, verwalten Zahlungen, verfolgen offene Posten und exportieren Buchungsdaten. Ob auch eine vollständige Finanzbuchhaltung integriert ist, hängt vom konkreten Produkt ab.
Braucht ein KMU überhaupt ein ERP?
Nicht jedes kleine oder mittlere Unternehmen braucht ein umfangreiches ERP-System. Ein sinnvoller Auswahlprozess beginnt bei den tatsächlichen Anforderungen:
- Kernprozesse identifizieren
- Notwendige Funktionen bestimmen
- Zukünftiges Wachstum berücksichtigen
- Erst anschließend passende Software auswählen
Ein technischer Händler benötigt möglicherweise Einkauf, Lager, Verkauf, E-Rechnung und mehrere Benutzer, aber keine Personalabrechnung oder komplexe Projektplanung. Ein Fertigungsbetrieb braucht dagegen vielleicht früh Stücklisten, Produktionsaufträge, Materialplanung und Lagerverwaltung und bewegt sich damit funktional stärker in Richtung ERP.
Nicht möglichst viele Funktionen kaufen
Mehr Funktionen bedeuten häufig auch mehr Komplexität, Konfiguration, Schulungsbedarf und Wartungsaufwand. Eine Software sollte deshalb nicht möglichst alles können, sondern die relevanten Prozesse gut abbilden.
Warenwirtschaft oder ERP: eine praktische Entscheidungshilfe
| Anforderung | Warenwirtschaft häufig ausreichend | ERP häufig sinnvoll |
|---|---|---|
| Artikelverwaltung | Ja | Ja |
| Einkauf, Verkauf und Lager | Ja | Ja |
| Angebote und Rechnungen | Ja | Ja |
| E-Rechnung | Häufig | Häufig |
| Fertigung | Teilweise | Häufig |
| CRM | Teilweise | Häufig |
| Finanzbuchhaltung | Teilweise | Häufig |
| Controlling | Begrenzt | Häufig |
| Personal | Selten | Häufig |
| Projektmanagement | Selten | Teilweise / häufig |
| Komplexe Workflows | Teilweise | Häufig |
| Unternehmensweite Ressourcenplanung | Begrenzt | Häufig |
Die Tabelle dient nur der Orientierung. Je nach Produkt kann der Funktionsumfang stark abweichen.
Das System sollte mit dem Unternehmen wachsen können
Neben den heutigen Anforderungen sollte geprüft werden, ob sich eine Software später erweitern lässt:
- Können mehrere Benutzer gleichzeitig arbeiten und gibt es passende Benutzerrechte?
- Lassen sich Lagerstrukturen und Fertigungsprozesse erweitern?
- Werden E-Rechnungen unterstützt?
- Können Schnittstellen angebunden und zusätzliche Prozesse integriert werden?
So kann eine zunächst klassische Warenwirtschaft mit dem Unternehmen wachsen und zunehmend ERP-Aufgaben übernehmen.
Fazit: Der Funktionsumfang ist wichtiger als die Bezeichnung
Warenwirtschaft und ERP sind keine klar voneinander getrennten Produktwelten. Eine Warenwirtschaft konzentriert sich traditionell stärker auf Artikel, Einkauf, Lager und Verkauf. Ein ERP-System verfolgt einen breiteren Ansatz und verbindet mehrere Unternehmensbereiche. Moderne Systeme überschneiden sich jedoch stark.
Welche Prozesse müssen abgebildet werden, wie komplex sollen sie sein und welche Anforderungen entstehen in Zukunft?
Die beste Lösung ist nicht zwangsläufig das größte ERP-System, sondern die Software, die zu den tatsächlichen Abläufen des Unternehmens passt und genügend Spielraum für Wachstum bietet.
Wie ordnet sich Hyreka ein?
Hyreka verbindet klassische Warenwirtschaft mit zusätzlichen Funktionen für unter anderem Einkauf, Verkauf, Lager, Fertigung, CRM und E-Rechnung. Dadurch gehen die Möglichkeiten über eine einfache Warenwirtschaft hinaus und überschneiden sich in mehreren Bereichen mit typischen ERP-Funktionen.
Welche Bezeichnung dafür verwendet wird, ist letztlich weniger entscheidend als der tatsächliche Funktionsumfang.
